Työajan kirjaaminen – Kaikki se mihin Excel työkirja ei pysty

Share on linkedin
Share on facebook
Share on email

Kirjoittaja:

5

minuutin lukaika

Työaikakirjaukset ovat nousemassa yhä tärkeämmäksi asiaksi kaikentyyppisille työntekijöille. Ei vain sen mukana tulevien hyötyjen takia, vaan myös siksi että työaikakirjanpidosta on erikseen tehty ennakkopäätös EU-tuomioistuimessa 2019. Lait ja asetukset siis määräävät, että kunkin EU-jäsenmaan työntekijöiden ja/tai työnantajien on pidettävä kirjaa päivittäisestä työajasta. Näin varmistetaan, ettei sovitut maksimityöajat ylity ja lepopäiviä jää tarpeeksi. Lakipäätös herättää monia kysymyksiä liittyen siihen, miten tämä käytännössä toteutetaan. Meillä Acubizissa on hyvä käsitys siitä miten se tehdään, mutta palaan siihen myöhemmin.

”Aika on rahaa”

Jos unohdetaan hetkeksi lakipykälät, niin useimmat meistä ovat varmaan kuulleet sanonnan ”aika on rahaa.” Joku voi kuitata sen kliseenä tai tyhjänpäiväisenä huuhaana. Siitä huolimatta, sanonta pätee: kukaan ei tee työtä ilmaiseksi ja siksi jokaisella yrityksellä tulisi olla selkeä käsitys siitä, kuinka pitää kirjaa työntekijöidensä työajasta. Näin työntekijän kokonaisvaltainen tilanne ymmärretään ja pystytään suunnittelemaan työpäivät hyvin. Tämä on tärkeää, jotta käytettävissä olevasta työvoimasta saadaan paras teho irti. Monissa yrityksissä työaikakirjaus luo myös välttämättömän perustan asiakkaiden laskutukselle, jolloin kirjausten tarkkuus korostuu.

Tehokas softa työajan hallintaan on tärkeä osa hyvin hallinnoitua liiketoiintaa, erityisesti kun halutaan seurata yrityksen taloudellista menestystä. Jotta tämän saisi toimimaan hyvin ja pienellä vaivalla, tarvitaan digitalisaatiota. Johtavat yritykset ovat hyvästä syystä jo digitalisoineet ja automatisoineet tämän osa-alueen. Uskon sen tuovan heille myös ratkaisevaa kilpailuetua muihin yrityksiin nähden.

Vanha kunnon Excel-työkirja

Joku varmasti ajattelee tässä kohtaa, että se työajan seurantaan riittää kun käytössä on Excel-työkirjan ennaltamäärätyt pivot-taulukot ja -kaaviot, sekä hieman tietojenkäsittelyä päälle. Excel sopii kyllä moneen tarpeeseen mutta valitettavasti se on kaukana optimaalisesta järjestelmästä kaikkiin tehtäviin. Sitä voidaan kyllä käyttää ajan kirjaamiseen ja sillä voidaan luoda yksinkertainen näkymä esimerkiksi asiakkaista tai projekteista. Kaikkea Exceliin menevä dataa lisätään ja päivitetään kuitenkin manuaalisesti. Se voi toimii, mutta on kaukana käyttäjäystävällisestä ja joustavasta tavasta. Erityisen haastavaa excell-taulukoiden pyörittely voi olla esimerkiksi reissutyöntekijöille. Lisäksi, jos tiedostot vielä täytyy aina siirtää toiseen ohjelmaan, on se taas oma lukunsa.

Excel ei ole optimaalinen työkalu työajan kirjaamiseen. Monet yritykset jotka käyttävät sitä, hukkaavat paljon kallisarvoista aikaa vain siksi, että prosessia ei ole automatisoitu eikä digitalisoitu.

Kaksi haastetta – yksi ratkaisu

Jos yrityksesi ei ole vielä automatisoinut eikä digitalisoinut työajan kirjaamista, tulet kohtaamaan heti kättelyssä ainakin kaksi ongelmaa: 1. Uusiin lakimuutoksiin ragoiminen ei käy itsestään 2. Yrityksesi resurssien maksimoiminen on vaikeaa

Näistä syistä kehitimme Acubz Timen. Se on kokonaisvaltainen ratkaisu ajankäytön kirjaamiseen. Digityökalu, joka auttaa hallitsemaan ajankäyttöä ja sitä kautta parantamaan resurssien hallintaa. Samaan aikaan se on myös uusien EU-asetusten mukainen.

Acubizin mobiilisovelluksessa, Acubiz One:ssa, käyttäjät, joilla on Acubiz Time, voivat kirjata sinne nopeasti kaikki lomapäivät, sairauspoissaolot, vapaapäivät ja kaiken tarpeellisen. Acubiz One tarjoaa myös mahdollisuuden seurata tarkemmin työtunteja, jotka käytetään esimerkiksi johonkin tiettyyn projektiin tai muuhun seurantakohteeseen. Se on luotu vastaamaan yritysten tarpeisiin kuten esimerkiksi laskutuksen pohjatietojen keräämiseen tai tuotannollisiin analyyseihin.

Sovelluksen voi myös yhdistää meidän muihin tarjolla oleviin kokonaisuuksiin. Siitä se hauskuus vasta alkaakin.

Me kutsumme sitä helpoksi ajan kirjaamiseksi, se on Acubiz Time.

Katso videolta miten työajan kirjaus oikeasti toimii ja lue meidän digitaalisesta ratkaisustamme työajan kirjaukseen, Acubiz Time.

Acubiz hakemisto

Löydä ja lataa e-kirjoja, esitteitä, webinaareja ja paljon muuta kuluhallintaan liittyvää.

Uutiset

Muita blogijuttuja

Pyydä ilmainen demo

Ilmainen