Case esimerkki: DBU
Porsaanreijistä ja manuaalisista työnkulkuista paperittomaan kuluhallintoon
DBU oli valintojen edessä. Uusia tehtäviä tuli jatkuvasti lisää, mutta käsiparit töiden suorittamiseen pysyivät samoina: Matka- ja muihin kuluihin liittyvää raskasta prosessia oli helpotettava. Niinpä pallo laskeutui Acubiziin.
Intuitiivinen järjestelmä useille eri käyttäjille
DBU:n ensisijainen kriteeri oli löytää intuitiivinen kuluhallintajärjestelmä, joka sopii eri tyyppisille käyttäjille. ”DBU on monimutkainen organisaatio, joka arvioi joka kerta: pitäisikö meidän ostaa vakiojärjestelmä tai kehittää omaa. Acubiz oli perustavanlaatuisesti sopiva ratkaisu. He olivat halukkaita säätämään järjestelyjä siten, että työntekijät lähestyvät järjestelmää yhteen suuntaan, tapaavat osallistujia toiseen suuntaan ja pelaajat kolmanteen suuntaan, kertoo IT-johtaja Heidi Lüthje.Tilinpitäjä Bettina Holm Tange Jensen täydentää: ”Olemme käyttäneet jo valmiiksi talossa olevaa logiikkaa. Mitat ovat esimerkiksi ’pelaaja’ – ’joukkue’ – ’ottelu’ ja sitten valinta esim. 10 kohdenumeroa. Tämän ansiosta navigointi on helppoa ja intuitiivista. ”
Jaettu käyttöönotto organisaatiossa
Sujuvan toteutuksen varmistamiseksi käyttäjät jaettiin kolmeen ryhmään: Työntekijät – mukaan lukien ohjaajat, tuomarit ja Vapaaehtoiset – kokouksen osallistujat ja jalkapallo-poliitikot sekä Pelaajat.
”Jokaisen ryhmän kohdalla arvioimme, onko sen luominen järkevää. Tuomareita ei esimerkiksi luoda. Ei vielä ainakaan. Mutta jos joillekin tuomareille on etua tietyissä tilanteissa, luomme heidät käyttäjiksi”, Bettina Holm Tange Jensen selittää.
”Toisaalta, on tapauksia, joissa käyttäjillä on ensimmäisen ja ainoan kerran kustannus 14 DKK. Tällöin käyttäjä ottaa kuvan kuitista ja sitten hän on MobilePay-sovelluksen toinen tavallinen käyttäjä. Sitten kyseisen henkilön on ladattava kuitti Acubiz One -sovellukseen ja saadaksesi rahat takaisin”, selittää Bo Grøn-Iversen.
Käyttäjät eri lähtötasoilla
Kolme kollegaa ovat tietoisia siitä, että jotkut käyttäjät ovat hyvin nuoria, toiset eivät ole tottuneet käsittelemään kuluja ja toiset eivät omista älypuhelimia.
”Käyttäjämme ovat erilaisia. Joillekin nousee kylmä hiki ennen painikkeiden painamista, kun taas toiset vain tekevät sen. Mutta he tulevat rakastamaan sitä. Kun esittelen ratkaisua uusille työntekijöille, he kaikki sanovat ”vau, tämä on nerokasta”, Bo selittää.
Eri käyttäjäryhmille kehitettiin käyttöohjeita osana johdantoa. Ja rahoitusosastolla oli 2–3 viikkoa aikaa vastata kysymyksiin klo 11–12.
”Ryhmänjohtajille ja komitean sihteereille tehtiin erillinen esittely, koska he edustavat kaikkia loppukäyttäjiä. Kun vakuutat heidät, vakuutat muutkin käyttäjät ”, Bettina Holm Tange Jensen kertoo.
Kokonaiskuva ja resurssit huomattavasti parempaan käyttöön
Acubizin kustannustenhallintajärjestelmä kuuluu nyt kiinteänä osana DBU:n arkeen. Kierrekansiot, jotka aiemmin täyttivät tilikauden aikana kaksi hyllyä, täyttävät siitä enää puolet.
”Unohdat nopeasti, kuinka hankala se aluksi oli. Sivuvaikutuksia on paljon: meillä ei ole enää kassakoneita, kaikilla käyttäjillä on täydellinen kokonaiskäsitys kuluistaan ja kaikkia tietoja päivitetään joka ilta rahoitusjärjestelmän tiedoilla. Meillä on myös hyvin vähän hylkäämisiä ja kysymyksiä, selittää Bettina Holm Tange Jensen ja jatkaa: Ennen Acubizia käytimme suurimman osan päivästä kirjoittamalla kustannuksiin liittyviä tietoja finanssijärjestelmään. Nykyisin vietämme noin tunnin päivässä kontrollointiin. Se päättyy todennäköisesti yhdelle tai kahdelle päivälle kuukaudessa. Ja kun tilintarkastajat tulevat, painamme vain Tulosta sen sijaan, että kaivettaisiin tiedot kierrekansiosta.”
Käyttäjämme ovat erilaisia. Joillekin nousee kylmä hiki ennen painikkeiden painamista, kun taas toiset vain tekevät sen. Mutta he tulevat rakastamaan sitä. Kun esittelen ratkaisua uusille työntekijöille, he kaikki sanovat ”vau, tämä on nerokasta”
Bo Grøn-Iversen, Finance Director at DBU
Lisätietoja
Mikä DBU?
DBU perustettiin vuonna 1989 tanskalaisen pallourheilun edistämiseksi. Tällä hetkellä DBU:lla on yli 300 000 jäsentä. Visioiden ja arvojen tarkoituksena on luoda parhaat edellytykset ja puitteet Tanskan jalkapalloilijoille – kykyjen kehittämiselle, klubeille, vapaaehtoisille ja Tanskan maajoukkueelle.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä.
Napsauta tätä muokataksesi evästevaihtoehtojasi.
30 minuuttia silloin kun olet vapaana.
Anna meidän soittaa sinulle.
Teillä tai meillä.
