Asiakastarina: Louis Poulsen
Matkakulut paremmin haltuun
Louis Poulsenin tehtaalla Vejenissä (Jyllanti, Tanska) liikematkoihin liittyvät kulut eivät enää tule yllätyksenä. Kustannustenhallintaprosessien automatisoinnin myötä talousosasto tietää tarkalleen mitä odottaa. Ja työntekijät hyötyvät nopeammista korvauksista.
Käsityöstä automaattiseen
Kustannusten hallinnan automatisointi on tällä hetkellä toteutettu osissa yritystä. Toistaiseksi, jotkut ulkomaisista tytäryhtiöistä tekevät edelleen kulut käsipelillä, mikä tekee järjestelmän hyödyt ja haitat hyvin näkyväksi Gitte Rasmussenille.
– Tytäryhtiöissä, joissa he eivät ole vielä ottaneet käyttöön Acubiz EMS:ää ja käyttävät siksi edelleen laskentataulukoita ja paperisia kuitteja, on aivan selvää, ettei heillä ole samanlaista yleisnäkymää taloudelliseen tilanteeseen, hän sanoo.
Ja nämä yhtiöt myös käyttävät paljon enemmän aikaa kustannusten hallintaan. Niin dokumentaation keräämiseen työntekijöiltä, kirjanpidon täsmäyttämiseen, kulujen kirjaamiseen, kuin korvausten maksamiseen työntekijöille sekä työntekijöiden muistuttamiseen matkalaskujen ja tositteiden osalta.
Hyötyjä kaikille
Gitte Rasmussen ja hänen kollegansa kokevat huomattavaa ajan säästöä. Tämä ajansäästö oli myös alkuperäinen syy siihen miksi Louis Poulsen päätti ostaa Acubizin kustannustenhallintaohjelmiston 15 vuotta sitten ja ottaa järjestelmän käyttöön kaikissa tytäryhtiöissään. Tämä ajasäästö koskee myös yrityksen kaikkia työntekijöitä, eikä ainoastaan taloushallintoa.
Selkeä käyttöönotto
Aluksi Louis Poulsen otti käyttöön Acubiz EMS: n 130 matkustavalle johtajalle ja työntekijälle, joilla on Eurocard. Acubiz otettiin ensin käyttöön Tanskassa, sitten Ruotsissa, Norjassa ja Saksassa, myöhemmin myös kaikissa muissa tytäryhtiöissä.
– Ensinnäkin huolehdimme siitä, että kaikille työntekijöille toimitetaan Eurocard-kortti. Toiseksi panostamme työntekijöiden kouluttamiseen ennen kuin he alkavat käyttää järjestelmää. Työntekijöiden tietotekniikka taitojen taso vaihtelee ja meidän on oltava valmiita tukemaan heitä sanoo Gitte Rasmussen.
Gitte Rasmussen mielestä Acubizin ja Louis Poulsenin välinen yhteistyö on moitteetonta ja hän on iloinen siitä, että Acubiz auttaa ongelman ilmaantuessa epäröimättä.
En ole koskaan kuullut kenestäkään, joka nauttii matkalaskun laatimisesta. Päinvastoin, kaikki pitävät sitä hitaana, liian vaivalloisena ja epätarkkana. Mutta Acubiz on luonut intuitiivisen käyttöliittymän. Kaikki työntekijöiden luottokorttikulut tuodaan suoraan järjestelmään heti tapahtuman jälkeen. Lisäksi osa menoista on ennakkoon määritelty kululajein ja rajoin siten, ettei työntekijän tarvitse jälkikäteen erikseen selventää mihin rahat käytettiin.
Gitte Rasmussen, Kirjanpitäjä Louis Poulsen
Matkustan usein ja koska päiväni alkavat kello 6 aamulla ja venyvät usein keskiyöhön asti, minulta ei juurikaan liikene aikaa matkalaskuille. Vuosia sitten olin yksi työntekijöistä, jotka kehottivat johtoa löytämään helpomman tavan hoitaa tämä kuittirumba. Tämän vuoksi olinkin erittäin tyytyväinen, kun otimme käyttöön Acubiz EMS: n. Acubiz on todella kätevä työkalu, jonka avulla minulta kuluu nykyään alle puolet siitä ajasta, jonka ennen käytin matkalaskuihin. Eli, voin nyt keskittyä tekemään sitä, mihin minut on palkattu. Tämä on hyödyllistä sekä minulle että yritykselle.
Sune Kristensen, kansainvälinen myynti ja liiketoimintakehitys, Louis Poulsen International
Yksityiskohdat
Lousi Poulsen-yrityksestä
Louis Poulsen on kansainvälinen valaistusvalmistaja ja osa Polaris Private Equity -yritystä. Louis Poulsen palvelee teollisia ja yksityisiä valaistusmarkkinoita sekä tuottaa ja kehittää valaistusratkaisuja sisä- ja ulkokäyttöön. Tunnetaan legendaarisen PH-lampun tuottajana. Perustettiin vuonna 2007. Tuotanto Tanskassa Vejenissä ja pääkonttori Kööpenhaminassa.
Haluatko tietää lisää? Ota yhteyttä.
Napsauta tätä muokataksesi evästevaihtoehtojasi.
30 minuuttia silloin kun olet vapaana.
Anna meidän soittaa sinulle.
Teillä tai meillä.
