Nykyään työajan seuranta on ajankohtainen asia yhä useamman yritysjohtajan työpöydällä. Tämä koska hyvin hoidettu työajan seuranta tuottaa tiettyjä liiketoiminnallisia etuja, joita lähes kaiken tyyppisten yritysten kannattaa tavoitella. Useimmilla yritysjohtajilla on myös huolia seuranta prosessin toteuttamiseen ja toimintaan liittyen. Tämä blogikirjoitus esittelee muutamia tärkeimpiä pointteja työajan seurantaan liittyen.
Liiketoiminnalliset edut
1. Parempi kannattavuus
Työajan seuraaminen auttaa ymmärtämään, miten organisaation henkilöstöresursseja käytetään. Toisin sanoen on helpompi saada yleiskuva siitä, mihin palkkakustannukset käytetään. On myös mahdollista seurata projektien taloutta ja tarvittaessa priorisoida resursseja jos jotkut toiminnot kuluttavat niitä liikaa.
2. Tarkempi laskutus
Ulkoisiin projekteihin, tehtäviin ja asiakkaisiin liittyvä ajankäytön seuranta luo vankan pohjan tarkalle laskutukselle. Useimmissa tapauksissa voidaan saavuttaa korkeampi laskutusprosentti. Jos prosessi on digitaalinen ja automatisoitu, se tarkoittaa myös, että laskutus voidaan suorittaa erittäin nopeasti ja tehokkaasti. Tämä palvelee kasvavaa kassavirtaa ja parantaa tehokkuutta.
3. Parempi tuottavuus ja työn sujuvuus
Työaikaa seuraamalla työntekijöiden on helpompi hallita projekteja koska projektitiimillä on hyvä käsitys projektien edistymisestä ja samalla myös yksittäisten työntekijöiden edistymisestä tietyissä ala-tehtävissä.
4. Parempaa suunnittelua täsmällisen tiedon avulla
Kun ajankäyttöä on jonkin aikaa seurattu määriteltyjen prosessien ja oikeiden työkalujen avulla, alkaa käsitys eri tehtävien resurssitarpeista selkiytyä. Tätä tietoa voidaan käyttää mm. tulevien projektien suunnitteluun ja aikatauluttamiseen sekä esimerkiksi työtehon arvioimiseen.
5. Täsmällisempää viestintää
Yksityiskohtaiset työaikakirjaukset (esim. projekti- ja tehtäväkohtaisesti) helpottavat viestimistä sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Kun aikakäsitys on selkeä, on helppo arvioida esimerkiksi sitä kuinka kauan aikaa projektin valmiiksi saattaminen todellisuudessa vaatii. Projektin viivästyessä myös uuden valmistumisajan ilmoittaminen on helpompaa.
6. Sääntöjen ja sopimusten noudattaminen
Työajan seuranta tarjoaa yleiskuvan työntekijöiden todellisesta työhön käytetystä ajasta. Tapauksissa, joissa työaikaa koskevia sääntöjä ja työehtosopimuksia on noudatettava, on tärkeää hallita työntekijöiden todellista työaikaa. Tästä on tulossa yhä tärkeämpää kaiken tyyppisille yrityksille, kuten tässä EU:n tuomioistuimen päätöksestä käy ilmi, työajan kirjaaminen on vähintäänkin suotavaa, ellei pakollista.
Nyt saatat ajatella, että: ”Tässähän oli vasta 6 etua työaikaseurannasta, mutta otsikko lupasi 10!” No, se on totta, mutta älä huoli, seuraavat 4 ovat vielä tulossa. Ennen sitä tarkastelemme kuitenkin muutamia haasteita, joita työajan seurannan toteuttamiseen liittyy.
Mahdolliset haasteet työajan seurannalle
Yksi tärkeimmistä huolenaiheista, joita yritysjohtajilla on, liittyy siihen, miten työntekijät vastaanottavat vaatimuksen tiukasta työajanseurannasta. Tosiasia on, että jotkut työntekijät kokevat sen kyttäämisenä. Usein se edellyttää käyttäytymismallien muuttamista organisaatioissa, koska työntekijöiden on sopeuduttava uuteen kirjaamistapaan päivittäisessä toiminnassaan.
Huomion arvoista on myös se, että työkaikakirjauksien tekemiseen palaa myös aikaa. Kirjausten tekemiseen pitäisi siis löytää työkalu, jonka käyttäminen on helppoa ja mahdollisimman nopeaa.
Työntekijän hyödyt
7. Työntekijän tehokkuus
Työaikaseuranta tarjoaa antaa kullekin yksittäiselle työntekijälle mahdollisuuden tehostaa työskentelyään työaikaseurannasta saatavan datan avulla.
8. Selkeämpi käsitys tehtävistä
Työaikaseuranta on myös työkalu nykyisten tehtävien, projektien ja määräaikojen hallitsemiseen. Se selkeyttää käsitystä siitä mitä on tehty ja mitä on tulossa.
9. Toimintatapojen tunnistaminen
Aikaseuranta tarjoaa työntekijälle myös mahdollisuuden tunnistaa yksilöllisiä työn hoitamiseen käytettäviä toimintatapoja. Tämä auttaa vähentämään hukattua aikaa – asia, jonka jokainen haluaa minimoida.
10. Todellisen työajan ymmärtäminen
Työntekijöille on myös suuri etu kun he pysytyvät ymmärtämään todellista työaikaa, ylityöt mukaan lukien. Se luo perustan vuoropuhelulle kollegoiden ja esimiesten kanssa.
Nämä työntekijän hyödyt ovat erittäin tärkeitä, kun puhumme työaikaseurannan käyttöönotosta. Riippumatta siitä, miten asiaa pyöritellään, on tärkeää, että yrityksesi johtajana pystyt myös kertomaan mitä hyötyä tarkasta työajan seurannasta on työntekijöille. Tämä ei juuri eroa muista päivittäisten rutiinien muuttamista vaativien työkalujen käyttöönotoista. Tiedämme tämän yli 20 vuoden kokemuksestamme kulujen hallinnan ratkaisujen toteuttamisessa.
Työajanseuranta voi olla olle todella tehokas ja tuottava työkalu yrityksesi johtamisen tukena.
