Onko yrityksesi etsimässä uutta SaaS-ratkaisua? Jos olet, haluan antaa muutamia näkökulmia siihen, mistä sinun tulisi olla tietoinen ja mitä asioita kannattaa huomioida päätöksenteossa. Nämä ovat tärkeitä asioita, koska väärän SaaS-toimittajan valinta voi maksaa paljon rahaa pitkällä aikavälillä. Siksi kannattaakin tehdä läksyt kunnolla ja viettää hetki aikaa markkinoiden tutkimiseen ja potentiaalisten myyjien seulomiseen.
Alla 10 vinkkiä, jotka olemme Acubizissa saaneet oppia. Huomioi nämä ennen kuin näytät vihreää valoa uudelle SaaS-toimittajalle. Kaikessa vaatimattomuudessaan, on pakko todeta, että olemme Acubizilla kartuttaneet tietämystämme ja kokemustamme näistä asioista melko laajasti, sillä olemme olleet alalla yli kaksi vuosikymmentä ja tehneet tuhansia SaaS-toteutuksia.
1. Best-of-breed vai best-of-suite toimittaja?
Aloita miettimällä, haluatko alan parhaat täsmäratkaisut (best-of-breed) kultakin toimittajalta, vai haluatko ostaa kaiken yhdeltä luukulta (best-of-suite). Toisin sanoen, haluatko ostaa ohjelmistot ja sovellukset sillä perusteella, mikä soveltuu parhaiten kunkin tehtävän ratkaisemiseen vai haluatko sitoutua yhteen toimittajaan, joka tarjoaa sinulle ratkaisut kaikkiin eri asioihin. Best-of-suite on näppärä silloin kun asioiden hoitamiseksi sopii sveitsin armeijan linkkuveitsi. Sillä voi tehdä mitä vain, mutta kovassa käytössä se tuskin vastaa kunnon puukkoa ja sahaa. Kannattaa siis pohtia tarkkaan, mikä oma vaatimustaso on.
2. Tunnista tarpeesi ja laadi kunnollinen kuvaus prosesseista
On ehdottoman tärkeää, että määrittelet selkeästi, mitä tarpeita SaaS-ohjelmiston tulisi ratkaista ja millaisia ominaisuuksia siltä edellytetään. Pitääkö sen olla käyttäjäystävällinen? Haetteko ajansäästöä? Halutaanko sen integroituvan helposti muihin järjestelmiin? Tee luettelo tarpeistasi ja päätä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä teidän yrityksellenne. Oman kokemuksemme mukaan sekä SaaS-järjestelmän valinta, että sen käyttöönotto sujuvat paljon helpommin ja nopeammin, jos nämä asiat ovat tilaajalla jo valmiiksi kristallinkirkkaana mielessä. Ja mitä yksityiskohtaisemmin vaatimukset on määritelty etukäteen, sitä parempi.
3. Ole tietoinen siitä kuinka toimittajasi suhtautuu tietoturva-asioihin
Tämä on varmasti yksi tärkeimmistä neuvoista. On tärkeää tiedostaa, että sinä ja toimittajasi olette osaltanne myös vastuussa tietoturvasta. Jos suojausstandardeja ei noudateta, se voi tulla yrityksellesi hyvin kalliiksi. Tämän vuoksi onkin hyvä pyytää dokumenttia siitä, miten arkaluontoisia tietoja aiotaan käsitellä. Tarkista siis, käsitteleekö SaaS-toimittaja tietojasi turvallisesti ja oikein suhteessa nykyisiin standardeihin ja yleiseen tietosuoja-asetukseen. Voit esimerkiksi kysyä millaiset sertifikaatit heillä on. Onko heillä esimerkiksi ISAE 3402 Type II -sertifikaatti, joka on kansainvälisesti tunnustettu standardi, joka takaa, että palveluntarjoaja hallitsee omavalvonnan ja noudattaa toiminnassaan hyväksyttyjä toimintatapoja. Tällainen sertifikaatti kertoo korkeista turvallisuusstandardeista.
4. Kuinka kokenut toimittaja on kyseessä
Vanhemmalla toimittajalla on tietysti myös paljon kokemusta, jota voit hyödyntää ratkaisun käyttöönotossa. Pitkään alalla olleen toimittajan ratkaisussa näkyy usein hyvä ymmärrys käyttäjien tarpeista. Tällainen ymmärrys syntyy vuosien yhteistyöstä asiakkaiden kanssa ja asiakkaiden tarpeisiin sopeutumisesta. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö vasta aloittanut SaaS-toimittaja voisi sopia sinulle. Toki uusissakin SaaS-toimittajissa on paljon ammattitaitoisia, vasta aloittaneita ja suhteellisen ”nuoria” toimittajia. Kokemus ei myöskään ole sama kuin asiantuntemus, mutta kokeneilla toimittajilla on usein parempi ymmärrys käyttäjien konkreettisista tarpeista, erilaisista prosesseista, joissa heidän ratkaisuaan käytetään ja ne pystyvät usein ohjaamaan koko käyttöönottoprosessin A:sta Ö:hön ja antamaan vielä ison nipun neuvoja siitä, mitkä ovat parhaat käytännöt ratkaisun hyödyntämiseen.
5. Ovatko toimittajan raha-asiat kunnossa?
Tämä on perusasia, jota liian harvoin tullaan ajatelleeksi. On kuitenkin ikävä tilanne, jos SaaS-järjestelmän käyttöönottoon investoidaan merkittävästi aikaa ja rahaa ja sitten toimittaja meneekin konkurssiin. Isommat toimijat toki ovat yleensä myös vakavaraisia, mutta aina suuri ei ole kaunista. Lähtökohtaisesti aina kannattaa ennemmin katsoa kuin katua. Useimpien suomalaisyritysten taloustiedot löytyvät esimerkiksi Bisnesnode Finlandin sivuilta.
6. Tarkista referenssit
Monien SaaS-toimittajien sivuilla on lista referenssiasiakkaista. Näitä kannattaa hyödyntää lisätietojen saamiseksi. Voit kysyä palveluntarjoajalta, voiko hän järjestää sinulle yhteyden johonkin heidän asiakkaistaan, tai jos olet rohkea, mikään ei estä ottamasta kontaktia suoraan johonkin referenssiasiakkaista. Tässä on tietysti tärkeää, että puhut sellaisen asiakkaan kanssa, jolla on uusin ratkaisu käytössään. On hyvä myös valita haastateltavaksi sellainen yritys, jonka tarpeet ovat samankaltaisia kuin omassa yrityksessäsi. Tällainen tilanne on usein saman toimialan yrityksillä, jotka ovat suunnilleen samaa kokoluokkaa. Kysy millaisia kokemuksia heillä on SaaS-ratkaisusta, käyttöönottoprosessista ja toimittajan palvelutasosta. Ole myös kriittinen. Jos asiakkaan ja toimittajan välit vaikuttavat ylitsevuotavan läheisiltä, tarkista myös jonkin toisen asiakkaan mielipide.
7. SaaS-palvelun takana oleva organisaatio
Tutki, miten harkitsemasi SaaS-ratkaisun takana oleva organisaatio toimii. Organisaatiolla on oltava kapasiteettia tehokkaaseen palvelutuotantoon, samalla kun sen on kyettävä myös investoimaan jatkuvaan kehittämiseen. SaaS-toimittajalla tulisi olla myös ketteryyttä taipua ja mukautua yrityksenne muuttuviin erityistarpeisiin. Vanhan sanonnan mukaan ainoa pysyvä asia maailmassa onkin juuri muutos, joten kumppani kannattaa valita sen mukaisesti.
8. Testaa SaaS-ohjelmistoa etukäteen
Miksi ostaisit sikaa säkissä? Paras tapa varmistua ratkaisun käyttökelpoisuudesta on kokeilla sitä itse. Monet SaaS-toimittajat antavat mieluusti järjestelmän kokeiltavaksi esim. tietyksi määräajaksi tai testattavaksi rajoitetuilla ominaisuuksilla. Tällainen kokeilu antaa konkreettista näppituntumaa siitä miten järjestelmä toimii ja mitä se voi yrityksellenne tarjota.
9. Onko ratkaisu käyttäjäystävällinen?
Ratkaisun pitää olla etenkin niiden käyttäjien mieleen, jotka työskentelevät sen kanssa joka päivä. Jos käyttäjäkokemus on huono, voidaan uuden SaaS-ratkaisun hankintaa pitää epäonnistuneena. Varmista, että SaaS-ratkaisu on intuitiivinen ja että kaikki tärkeimmät asiat hoituvat muutamalla napsautuksella. Varmista myös, että se toimii kaikilla niillä alustoilla, joissa sitä aiotaan käyttää.
10. Hinta vastaan laatu
Hinta ja laatu korreloivat aina jossain määrin toistensa kanssa. SaaS-ratkaisut eivät ole tässä suhteessa poikkeus. Edullisempi vaihtoehto voi toki useissa tapauksissa kattaa yrityksesi tarpeet myös, mutta muista silti ettei Ladan hinnalla saa koskaan mersua. Kun jokin on halpaa, se tarkoittaa usein sitä, että ratkaisu on jollakin tavalla suppeampi. Siksi kannattaa varmistaa huolellisesti, että tarpeet varmasti täyttyvät.
Jos olet huomioinut valintaprosessissa kaikki yllä mainitut kohdat, olet jo pitkällä oikean SaaS-toimittajan valinnassa. Kun olet valinnut lopullisen toimittajan, käännä katseesi omiin työntekijöihisi. Riippumatta siitä, miten asiaa kääntelet, on kriittisen tärkeää, että työntekijäsi käyttävät ratkaisua mielellään. Se vaikuttaa heidän jokapäiväiseen elämäänsä uusien rutiinien, työnkulkujen jne. muodossa. Yrityksen suuri haaste on saada heidät mukaan ja saada heidät omistajuutta uudesta ratkaisusta.
Summasummarum. Jos SaaS-ratkaisun on tarkoitus olla menestys, se edellyttää potentiaalisten toimittajien hyvää seulontaa ja sen jälkeen hyvää muutoksenhallintaosaamista, kun ratkaisu otetaan käyttöön.
