Miksi kulujenhallintaprosessi on täydellinen paikka aloittaa?
Robotiikka kaikissa eri muodoissaan on edelleen kaikkien huulilla. Siellä täällä ihmiset supattelevat kaikesta, mikä liittyy tekoälyyn, toimistorobotteihin, robottiohjattuun prosessiautomaatioon, ohjelmistorobotteihin jne. Aihe on myös talousjohtajien kiinnostuksen kohteena, kun mietitään miten tätä uutta teknologiaa voidaan soveltaa heidän alallaan. Digitaalinen muutos on tulossa kovaa vauhtia ja tämä koskee myös taloushallintoa.
McKinseyn tutkimuksen mukaan lähes 60% talousosaston tehtävistä ja prosesseista voidaan automatisoida joko täysin tai lähes kokonaan. Tämä tarkoittaa, että jos tällä hetkellä olet johtavassa asemassa talouspuolella, sinulla ei ole varaa odottaa, vaan muutoksen kelkkaan tulisi hypätä jo nyt. Nopeimmat saavat suurimman kilpailuedun.
Ohjelmistot ja toimistorobotit – mitä he tekevät ja mistä aloittaa?
”Digitaalinen muutos” ja ”robotiikka”, voivat tuntua sanoina epämääräisiltä ja korkealentoisilta. Niistä puhutaan kaikkialla, mutta kaikille ei välttämättä ole selvää mitä niillä konkreettisesti tarkoitetaan ja mitä mahdollisuuksia uusi teknologia käytännön tasolla tarjoaa. Tässä pieni johdatus siihen, mistä kannattaa aloittaa.
Talousosastot ovat perinteisesti olleet aina hyvin tehokkuusorientoituneita. Takana on pitkä ajanjakso, jonka aikana on vallinnut selkeä ja johdonmukainen ulkoistamisen trendi. Nyt monien yritysten on kuitenkin vaikea saavuttaa enää lisähyötyjä optimoimalla, koska optimointipotentiaalia ei enää juurikaan ole jäljellä. Kaikki mistä on voitu kiristää, on kiristetty.
Robottiohjatulla prosessiautomaatiolla (RPA) on jatkossa iso rooli prosessien optimoinnin avulla saatavien lisävoittojen keräämisessä. RPA:ta tulisi ajatella digitaalisena virtuaalityövoimana. Työvoimana, joka auttaa saavuttamaan korkean automaatiotason toistuvissa tehtävissä. Tällainen työvoima tekee töitä ahkerasti, nopeasti ja virheettömästi. RPA:lla voidaan siis hoitaa monia prosesseja erittäin tehokkaasti.
Tekniikka on nyt jo kypsynyt tasolle, jossa talousosaston työntekijät voidaan helposti kouluttaa työkalujen käsitteluun. Kyse ei siis enää tänäpäivänä ole mistään monimutkaisesta IT-työstä, vaan tehtävien automatisointi on suhteellisen helppoa.
Helpointa on antaa robotin hoidettavasti sellaisia tehtäviä, joita ohjaavat selkeät säännöt. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi monet valvonta- ja tarkistustyöt sekä monet kirjanpidolliset tehtävät.
Supertehokas kuluhallintaprosessi
Kulujenhallintaprosessi, eli se prosessi, jonka avulla huolehditaan työntekijöiden matkakulujen, kilometrien ja muiden kulujen käsittelyä, on täydellinen paikka aloittaa. Talousosaston rooli on tässä kulujenhallintaprosessissa erittäin suuri.
Robotti on mahdollista laittaa käsittelemään suurin osa näistä tehtävistä. Mikäli näin tehdään hyöty on ilmeinen. Tällainen peliliike tekee kuluhallintaprosessistanne supertehokkaan ja antaa hyvän näytön RPA:n mahdollisuuksista.
Edellytyksenä robotiikan hyödyntämiseen on kuitenkin se, että työntekijöiden kulujen käsittelyyn on olemassa selkeät säännöt ja käytännöt. Kun nämä ovat kunnossa pitää vielä löytää luotettava kuluhallintaohjelmisto, josta löytyy RPA-toiminnot automatiikan mahdollistamiseksi. Mikäli käytät jo nyt jotakin kuluhallintaohjelmistoa, tarkista taipuuko se automaatioihin. Kaikki markkinoilla olevat tuotteet eivät vielä sitä tee.
Koska nimenomaan kuluhallintaprosessi pohjautuu tavallisesti vahvasti tarkkoihin sääntöihin, tekee siitä poikkeuksellisen sopivan RPA-pilotointikohteen. Ei kun testaamaan!
