Olen aina ollut kiinnostunut automaatiosta ja digitalisaatiosta. Itse asiassa olen omistanut suurimman osan urastani Acubizin kautta näille asioille.
Acubizin ydintoimintaa on prosessi, joka liittyy työntekijöiden kulujen hallintaan. Pyrimme siis turvaamaan digitaalisen ja automatisoidun prosessin kulutapahtuman syntyhetkestä siihen, kun se on lisätty kirjanpitoon. Tämä sisältää kaikki asiaan liittyvät juridiset dokumentaatiovaatimukset, allokointivaihtoehdot, hyväksymisprosessin vaatimukset, yrityksen omiin linjauksiin liittyvät vaatimukset sekä varsinaisen kirjanpitomerkinnän.
Tällaisten kulujen ympärillä oleva prosessi on vain yksi monista koko taloushallintokokonaisuudessa. Se on vain yksi osa digitaalista kirjanpitoa. Tässä blogikirjoituksessa käsittelen myyntisaamisiin ja ostovelkoihin liittyviä prosesseja ja luettelen muutamia työkaluja, jotka auttavat taloushallintoprosessien optimoinnissa ja digitoinnissa. Nämä kaksi taloushallinnon ydinprosessia ovat tyypillisesti myös ne joihin yritykseltä kuluu eniten rahaa. Onkin siis aiheellista kysyä, miksi niin monet yritykset luottavat edelleen hitaaseen manuaaliseen työhön ostovelkojen ja myyntisaamisten suhteen?
Myyntisaamiset
Myyntisaamisten hallintaan liittyy monia osaprosesseja, joiden vuoksi kokonaisuudesta tulee helposti monimutkainen himmeli, jossa on monta sudenkuoppaa. Pahimmillaan ne voivat myös vahingoittaa yrityksen liiketoimintaa.
Perinteisesti myyntisaamisten käsittelyyn on sisältynyt monia manuaalisia tehtäviä jokaisessa prosessin vaiheessa. Näitä ovat olleet esimerkiksi luottotietojen tarkistukset, maksujen rekisteröinti ja kirjaaminen, tilien täsmäytys, maksumuistutukset, erilaiset ilmoitukset, perintä jne. Kaiken tämän ympärillä tehokas ja toimiva prosessi auttaa optimoimaan kassavirtaa. Se taas parantaa yrityksen likviditeettiä, eli maksuvalmiutta. Useat tutkimukset osoittavat, että yritykset, joiden kassavirta toimii hyvin, kasvavat yleensä nopeammin ja ovat alallaan arvostetumpia kuin muut. Kiinteä ja tehokas prosessi kassavirran ja likviditeetin hallintaan on yksi tärkeimmistä välineistä, joita talousosasto tarvitsee yrityksen taloustoimintojen suorituskyvyn optimointiin.
Suora, tehokas ja digitaalinen prosessi myyntisaamisten käsittelyyn ei myöskään ole varattu vain isoille organisaatioille. En sano, että kaikki suuret organisaatiot pyörittäisivät kovin sujuvaa, digitaalista ja automatisoitua prosessia. Monilla on siinä kyllä parantamisen varaa. Sanon kuitenkin, että myös pienille ja keskisuurille yrityksille on markkinoilla laaja valikoima ratkaisuja ja palveluita, jotka ovat helposti saatavilla. Ne auttavat kaiken kokoisia yrityksiä siirtymään kohti digitaalista ja tehokkaampaa prosessia myyntisaamisten käsittelyssä.
Olen listannut alle kourallisen esimerkkejä, joihin kannattaa tutustua:
- Likvido – tanskalainen järjestelmä velallisten hallintaan.
- Tesorio – amerikkalainen alusta kassavirran suorituskyvyn optimoimiseksi.
- FarPay – tanskalainen alusta velallisten hallintaan.
- Fenerum – tanskalainen ohjelmisto, joka on suunniteltu erityisesti tilauspohjaisille yrityksille.
- Moneyflow – innovatiivinen alusta, joka tarjoaa laskurahoitusta.
Ostovelat
Samoin kuin myyntisaamisten prosessissa, ostovelkojen hallintaan liittyy monia osaprosesseja, joissa on otettava huomioon useita tärkeitä asioita. Ostoreskontratyöt voivat myös tehtäviä, jotka vievät paljon aikaa. Toimittajien laskujen valvontaan ja hyväksymiseen liittyvään prosessiin voi kulua jopa useita tunteja, kun tarkistetaan myös se, että laskun tiedot vastaavat sitä mitä on tilattu ja saatu. Tällöin työhön ei pala ainoastaan talousosaston aikaa, vaan työaikaa käytetään eri puolilla organisaatiota. Lisäksi se, miten maksujenhallinta hoidetaan, vaikuttaa myös kassavirtaan ja sitä kautta maksuvalmiuteen.
Myös ostoreskontran ja ostovelkojen hallintaan on olemassa digitaalisia työkaluja, jotka voivat auttaa automatisoimaan tämän prosessin. Tällaiset järjestelmät digitalisoivat ja virtaviivaistavat prosessia, jossa osto kirjataan, dokumentoidaan, hyväksytetään (ehkä useilla tasoilla), lisätään kirjanpitoon jne. Nämä ohjelmistot yleensä myös digitoivat laskut ja jäsentävät niiden tietosisältöä kirjaamisen helpottamiseksi. Kun etsit tämän tyyppistä ratkaisua, on tärkeää, että tutkit vaihtoehdot perusteellisesti ja varmistat, että järjestelmä vastaa liiketoimintasi vaatimuksia. Esimerkiksi niin sanoitus ”puchase to pay” -ratkaisut sopivat parhaiten organisaatioille, joilla on monimutkainen prosessi ostovelkojen hallintaan.
Tässä muutama esimerkki tarjolla olevista ratkaisuista:
- Palette – täysin varusteltu ostosta maksuun -ratkaisu, jonka on kehittänyt ruotsalainen Palette Software.
- Acubiz Invoice Management – meidän oma laskujenhallintaratkaisumme, joka sisältää intuitiivisen mobiilihyväksynnän työnkulun.
- Corpay – tanskalainen kehittämä ohjelmisto velkojien hallintaan, mukaan lukien hyväksyntä ja maksu.
- Mediusflow – ohjelmisto digitaaliseen ostoreskontra-automaatioon ruotsalaiselta Mediukselta.
Kuten alussa mainitsin, Acubizin ydinalue on työntekijälähtöisten kulujen käsittelyssä. Niitä ovat esimerkiksi matkustamisesta syntyvät kulut. Monilla yrityksillä tämä työ on sisältyy ostoreskontraprosessiin. Kuluhallinnan hoitaminen digitaalisesti on järkevää, koska monet kuitit tulevat edelleen paperimuodossa ja ne pitää digitoida joka tapauksessa jo pelkästään siksi että laki vaatii säilyttämään kuitit kauemmin kuin muste säilyy. Huomasitkin varmaan, että olen jo tuonut esiin, että meiltä löytyy hyllystä laskujenhallinnan ratkaisu. Asiahan on niin, että varsinainen työnkulku ostovelkojen käsittelyssä ja kuluhallinnasa ovat hyvin saman kaltaisia, ellei yritykselläsi ole monimutkaisia vaatimuksia toimittajalaskuille. Siksi käyttäjien ja hyväksyjien olisikin yleensä järkevintä käsitellä tehtäviä saman tutun käyttöliittymän kautta.
Digitaalinen kirjanpito automaatioineen on merkittävä kilpailutekijä
Olen täysin vakuuttunut siitä, että automatisoitu kirjanpito tuo yritykselle merkittävää kilpailuetua. Yksinkertaisesti jo se tosiasia, että kassavirran optimointi myyntisaamisten ja ostovelkojen osalta tuo taloudellista liikkumavaraa. Lisäksi automaatio tuo mukanaan aikaan liittyviä säästöjä. Automaatiot vapauttavat esimerkiksi ihmistyöntekijöitä tekemään sellaista työtä, mikä tuo yritykselle kaikkein eniten arvoa. Toistuvat ja monotoniset tehtävät kuuluvat boteille. Luovat ja paljon muuttuvia tilanteita sisältävät tehtävät ihmisille.
Turvallista matkaa kohti yhtä digitaalisempaa taloudenhallintaa.
