Digitaalinen kirjanpito – Osa 2: Taloushallinnon ulkoistaminen
Jatkan tässä blogipostauksessa siitä mihin viimeksi jäin. Aihepiiri pyörii edelleen digitaalisen kirjanpidon ympärillä. Tällä kertaa tarkastellaan taloushallinnon ulkoistamista. Taloushallinnon ulkoistaminen voi olla varteenotettava vaihtoehto myös pienyritykselle, joka haluaa nopeuttaa hallinnollisten prosessiensa digitalisoitumista.
Sillä on kuitenkin merkitystä, millaisen ulkoistuskumppanin valitset. Kyse on teknologian, digitalisoinnin ja automaation yhteispelistä, eikä kaikilla toimijoilla ei ole kunnolla loppuun asti mietittyä teknologiaratkaisua.
Taloushallinnon ulkoistaminen
Useimmille yritysjohtajille on selvää mitä talousosaston toimintojen ulkoistaminen tarkoittaa. Kun taloushallinto ulkoistetaan, yritys antaa ulkopuolisen toimijan hoidettavaksi taloushallinnon tehtäviä, jotka muuten tehtäisi yrityksessä sisäisesti. Erilaisten toimintojen ulkoistaminen on varteenotettava vaihtoehto kaiken tyyppisissä ja kokoisissa yrityksissä, etenkin silloin kun yritys haluaa keskittää resurssinsa omaan ydinliiketoimintaansa.
Talousosaston tehtävät ovat juuri niitä, joiden ulkoistamista useimmat yritykset ovat ainakin jossakin vaiheessa harkinneet. Näin siksi, että taloushallinto ei useinkaan ole yrityksen ydinliiketoimintaa ja sisäisesti toteutettuna se usein monimutkaistuu liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuu sen myötä yhä vaativammaksi.
Tyypillistä on, että ainakin joitakin taloushallinnon osa-alueita tai aliprosessseja halutaan ulkoistaa. Monet ovat ulkoistaneet esimerkiksi kirjanpidon ja palkanlaskennan, mutta hoitavat itse vaikkapa laskutuksen ja muun.
Kun taloushallintoa lähdetään ulkoistamaan ja tehdään valintoja eri palveluntarjoajien välillä, päädytään lopulta aivan perimmäisen kysymysten äärelle. Pohjimmiltaan kysymys on nimittäin luottamuksesta. On selvää että luottamuksen on oltava vahva kun taloushallinto ulkoistetaan osittain tai kokonaan toisen yrityksen hoidettavaksi. Väitän kuitenkin, että on paljon muitakin asioita, joilla on väliä. Esimerkiksi tietyn palveluntarjoajan käyttämällä teknologialla on merkitystä, ja myös sillä miten he aktivoivat sen suhteessa asiakkaaseen. (Palaan tähän vielä myöhemmin tässä postauksessa.)
Ulkoistamisen hyödyt
Ilmeisimmät hyödyt ulkoistamisesta tulevat säästöinä ajassa ja resursseissa. Kuten jo aiemmin vihjaisin, mahdollistaa ulkoistaminen sen, että yrityksen resurssit voidaan keskittää vahvemmin ydinliiketoimintaan, jolloin kasvu syntyy niiden asioiden tekemistä minkä yritys parhaiten osaa.
Antamalla hallinnollisia tehtäviä ulkopuolisen kumppanin hoidettavaksi on siis mahdollista saada lisää tehoa varsinaiseen liiketoimintaan.
Tietenkin ulkoistamisjärjestelyistä syntyy myös kustannuksia, mutta ulkoistaminen tuo kulurakenteeseen myös yrityksen talouden suunnittelun näkökulmasta paljon hyvää. Esimerkiksi työntekijäkulut, poissaolot, lomat, irtisanomiset jne. lakkaavat olemasta yrityksen omana huolena. Ne kuuluvat jatkossa ulkoistuskumppanin vastuulle.
Lisäksi kun talousosasto ulkoistetaan, on skaalautuminen helpompaa, sillä yrityksen ei tarvitse kasvun myötä palkata jatkuvasti uusia työntekijöitä talousosastolle. Tämä tietenkin riippuu myös ulkoistuskumppanin resursseista.
Jutun juju on kuitenkin se, että monissa tapauksissa taloushallinnon ulkoistaminen on halvempaa kuin sen hoitaminen itse.
Ulkoistaminen ja digitalisaatio
Okei, jos mielessä on talousosaston ulkoistaminen kokonaan tai osittain, etkä ole vielä miettinyt siihen liittyvää digi- ja automaatiopuolta, kannattaa pohtia niitä nyt.
Taloushallinnon digitalisointi ja automatisointi niin pitkälle kuin mahdollista, kannattaa sisällyttää transformaatiohankkeeseen, sillä niiden kautta syntyy todellisia säästöjä. Kun valitset ulkopuolista kumppania, on todella tärkeää, että valitset sellaisen, jolla on riittävä ymmärrys nykyajan vaatimuksista ja oikeat työkalut ja prosessit taloushallinnon tehokkaaseen hoitamiseen digitaalisesti. Sanon oikeat työkalut, koska valikoimaa on paljon ja myös siinä on eroa mitä työkaluja suositaan – etenkin käyttäjän näkökulmasta.
Sinun ja ulkoistuskumppanisi on varmistettava, että digitaalinen kirjanpito hoidetaan vakiintuneella tavalla. En esimerkiksi kauheasti fanita toimijoita, joiden ohje on purkaa kuitit ja asiakirjat ilman minkäänlaista rakennetta. On selvää, että se on asiakkaalle helppoa, mutta kasvattaa taloushallinnon ammattilaisen päähän sarvia. Tällainen työmaa ei ole vain epämiellyttävä, vaan sekavan sotkun läpikäyminen on myös hidasta. Yksi seuraus on se, että lukujen kirjaaminen viivästyy, eikä yrityksessä voida silloin ohjata liiketoimintaa ajantasaisten taloustietojen perusteella. Se on vähän sama kuin jos olisi purjehduksella ilman merikarttaa.
Mikä siis olisi parempi tapa? Kun ulkoistuskumppani on kartalla nykyajan vaatimuksista, hän antaa käyttöönne intuitiiviset digitaaliset työkalut, joita etulinjan työntekijöiden on helppo käyttää. Työkaluja, jotka helpottavat tositteiden, laskujen, kulujen, maksujen, hyväksyntien, aikakirjausten ja poissaolojen kirjaamista.
Kun käytössä on tämänkaltaisia työkaluja, on ulkoistuskumppanin helppo huolehtia varsinaisesta taloushallinnosta ja kirjanpidosta, kuten kuluselvityksistä, korttitapahtumien täsmäytyksistä, alv-ilmoituksista, palkanlaskennasta, lomakirjanpidosta jne.
On tärkeää, että ulkoistuskumppanillasi on tarjota ratkaisu joka perustuu siihen, että ratkaisu kattaa kaikki vaiheet aina kulun syntymisestä kirjanpitoon saakka ja toimii mahdollisimman reaaliaikaisesti. Silloin yrityksesi saa käyttöönsä jatkuvasti ajan tasalla olevat päivitetyt taloustiedot liiketoiminnan johtamisen tueksi.
Tässä muutama yllä mainitut kriteerit täyttävä toimittaja:
Amesto – laaja pohjoismainen BPO-palvelujen, teknologian ja hallintoratkaisujen tuottaja
1-Office – tanskalainen talous- ja hallintopalvelujen tarjoaja
Basico – tanskalainen konsulttiyritys, joka tarjoaa myös BPO-palveluita rahoituksen alalla.
Inforevision – tanskalainen kirjanpitoyritys, joka tarjoaa myös yrityspalveluita, kuten kirjanpitoa ja palkanlaskentaa.
Lisäksi voin mainita muutaman edistyksellisen suomalaisen ystävämme:
Integrata – suomalainen palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon palveluntarjoaja
Staria – maailmanlaajuinen rahoitus- ja HR-palvelujen tarjoaja.
Yhteenvetona voidaan todeta, että talousosaston ulkoistaminen voi säästää aikaa, rahaa ja resursseja. On kuitenkin tärkeää, että teet yhteistyötä sellaisen kumppanin kanssa, jonka ajattelutapa on digitaalinen ja joka tarjoaa käyttöönne asianmukaiset digitaaliset työkalut. Työkalujen tulee olla sellaisia, että ne edesauttavat taloushallinnon prosessien täydellistä digitalisointia ja automatisointia.
