Jatkan tässä blogipostauksessa taloushallinnon prosesssien digitalisointiin ja automatisointiin liittyvän trendin tarkastelua. Olemme nähneet uuden teknologian nopean kehityksen tällä osa-alueella. Monet taloushallinnon prosessit ovat sellaisia, että oikeilla menetelmillä ja työkaluilla ne ovat suhteellisen helposti automatisoitavissa ja digitalisoitavissa. Tämä johtuu siitä, että taloushallintoon liittyy paljon toistuvia tehtäviä, joissa on selkeät säännöt ja käsiteltävä tieto on strukturoitua.
Taloushallinnossa käsiteltävä tieto on toisin sanoen joko jäsenneltyä tai helposti jäsenneltävissä ja monet näiden tietojen käsittelyyn liittyvät prosessit ovat pohjimmiltaan sääntöpohjaisia. On kuitenkin huomioitava, että asiat voivat olla myös todella monimutkaisia ja hankalia. Tällä tarkoitan erityisiä tai poikkeavia kirjanpitovaatimuksia ja -käytäntöjä, joita monilla yrityksillä on. Kun alat työskentelemään taloushallinnon prosessien digitalisoimiseksi ja automatisoimiseksi, kannattaa olla tämän suhteen tarkkana. Ei ole mikään itsestäänselvyys, että kaikki kuluhallintaan liittyvät järjestelmät ja työkalut taipuisivat juuri sinun yrityksesi toimintatapoihin.
Keskity ydinosaamiseesi
Sovellukset, jotka auttavat ohjaamaan digitaalisia ja automatisoituja prosesseja voivat olla yrityksellesi äärimmäisen tärkeitä. Ne voivat esimerkiksi auttaa vähentämään manuaalisiin ja toistuviin tehtäviin käytettyä aikaa. Ne voivat myös parantaa lopputuloksen laatua ja tarkkuutta. Älä anna myyntipuheiden ja kultaisten lupausten hämätä, varsinkaan jos ne lupaavat tehdä kaiken ilman vaivaa. Liian monissa tapauksissa järjestelmien kyky tukea tiettyä tapaa, jolla organisaatiossasi tehdään asioita, on todellisuudessa varsin rajoittunut. Muista että yrityksesi sisälle kertynyt ainutlaatuinen hiljainen tieto on myös hyvin tärkeää. Ala, josta puhumme nyt, on kyse puhtaan taloustiedon ja yrityskohtaisen toimialatietämyksen kombinaatiosta. Kys on ostoreskontrasta. Jos minulta kysytään, ei tällä alalla ole suositeltavaa tehdä kompromisseja. Järjestelmätoimittajia on hyvä haastaa sen osalta millaisia prosessien tulisi olla.
Tukea vai heikennystä liiketoimintaan?
Kun päätät investoida ohjelmistoihin, jotka auttavat digitalisoimaan ja automatisoimaan, on ratkaisevan tärkeää, että olet perusteellinen selvittäessäsi tukeeko ohjelmisto liiketoimintaasi täysimääräisesti. Jos edelleen puhutaan vaikkapa kulujen ja kuittien hallintatyökaluista ja yritykselläsi on poikkeavia tarpeita, valitsemasi työkalun pitäisi luonnollisesti tukea tätä. Työnkulku voi olla myös dynaaminen ja perustua valittuihin merkintöihin tai arvoihin. Yksi esimerkki tällaisesta voisi olla esimerkiksi se, että kun työntekijä linkittää kulutapahtuman tiettyyn erikoisprojektiin niin tämä käynnistää hyväksymisprosessin, jossa tietyn projektipäällikön on hyväksyttävä kulut, vaikka tavallisesti hyväksyjänä olisi eri henkilö.
Tällaisessa tilanteessa sinun tulisi kysyä itseltäsi (ja ohjelmistotoimittajalta), voidaanko tällaista menettelyä tukea. Jos näin ei ole tai jos myyjä muuttuu isoksi kysymysmerkiksi, kun kysyt kysymyksen, sinun todella kannattaa miettiä, haluatko tehdä kompromissin vai onko helpompi etsiä tilalle toinen toimittaja. Jos päätät tehdä kompromissin, vaarana on, että ne syyt miksi ohjelmistoratkaisu alunperin otettiin käyttöön, eivät toteudu. Joudut siis pahimmassa tapauksessa käyttämään huomattavia resursseja tietojen myöhempään käsittelyyn ja menetät tehokkuushyödyt. Pahimmassa tapauksessa kompromissi voisi merkitä jopa sitä, että tehostamisen sijaan heikennät oman liiketoimintasi kannattavuutta, koska asetat ydinosaamisesi ja siitä johdetut vaatimukset kakkoseksi ja alat työskennellä ohjelmiston vaatimusten mukaan sen rajoituksista huolimatta. Se, että uhraat kykysi esimerkiksi linkittää tapahtumat taloudellisiin ulottuviiksiin, tarkoittaa, että sinun on vaikea tehdä yksityiskohtaista raportointia ja saada tietoa yrityksesi taloudellisesta tuloksesta. Se voi tulla nopeasti kalliiksi.
Luokkansa paras edellyttää parhaita faciliteetteja
Avataan vielä: Jos taloushallintosi on melko simppeliä, sinun kannattaa etsiä luokkansa parhaita ratkaisuja tukemaan taloushallinnon digitalisointia. Kun puhumme kulujen hallinnasta, on selvää, että joitain ratkaisuja on hyvin vaikea vertailla, vaikka ne pohjimmiltaan hyödyntävät samaa prosessia. Esimerkiksi tapahtumien dokumentointiin liittyvät sisäänrakennetut toiminnot kuluraportointiin palkka- ja palkanlaskentajärjestelmissä tai vaikka tiettyjen yritysten maksukorttien tarjoajien sovelluksissa. Tällaisissa asioissa et vain saa tarvittavia vaihtoehtoja työnkulkujen määrittämiseen, jotta ne sopisivat toimintaasi. Jos tällaisia ratkaisuja verrataan oikeasti parhaisiin kuluhallinnan ratkaisuihin, se on vähän sama kuin jos vertaisi kirjanpito-ohjelmistoa Excel-taulukkoon.
