Kirjanpito- ja laskentaprosessien digitalisointi ja automatisointi on trendi, joka taatusti kestää. Aiemmin olen blogannut aiheesta eri näkökulmista ja tosiasia on, että organisaation hallinnollisten prosessien digitalisoinnilla voidaan saavuttaa valtavasti etuja.
Digitalisoinnin ja automaation tie tarkoittaa yleensä myös uusien ohjelmistotyökalujen ja toimintatapojen käyttöönottoa. Jokainen, joka on yrittänyt ottaa käyttöön uutta ohjelmistoratkaisua organisaatiossa, sanoo, että kaikkein hermoja raastavin osa transformaatiossa on ohjelmiston käyttöönotto työntekijöiden keskuudessa. Pitävätkö he siitä vai eivät?
Tässä blogipostauksessa tarkastelen käyttäjälähtöisyyden ja vankan käyttökokemuksen (UX) merkitystä. Usko minua. Tämä on erittäin tärkeää!
Miksi taloushallinto ja kirjanpito kannattaa digitalisoida ja automatisoida?
Mietitäänpä. Digitalisoinnilla on, kuten mainittiin, lukuisia etuja. Ylätasolla etuja ovat esimerkiksi lisääntynyt tuottavuus, pienempi virhemarginaali, parempi resurssien käyttö ja tarkempi data raportointia ja analysointia varten. Paradoksaalisesti, monet kuitenkin epäröivät aloittaa digitalisointityötä.
Yksi syy tähän on se, että uusien ohjelmistojen käyttöönotto hermostuttaa. Lisäksi jo valmiiksi toimivalta tuntuvan prosessin muuttaminen voi tuntua riskaabelilta. Päättäjät pelkäävät, että käyttäjät eivät sopeudu uuden teknologian käyttämiseen. Käyttäjien sitoutumista kuitenkin vaaditaan tukemaan digitalisointiprosessia, eli pelkona on, että odotetut hyödyt jäävät sen vuoksi saamatta. Toisaalta, voidaan myös sanoa, ettei mitään digitalisaation hyötyjä saada istumalla ja vastustamalla muutosta. Huoli on silti todellinen, koska käyttäjien sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää uuden ohjelmiston jalkauttamisessa.
On todistettu, että loistava käyttäjäkokemus voi tuoda merkittäviä hyötyjä. Digitalisointiprojektia tukevia ohjelmistoja valittaessa kannattaa ehdottomasti ottaa käyttäjäkokemus yhdeksi valintakriteeriksi ja priorisoida se todella korkealle.
Käyttäjälähtöistä kehitystyötä
Ohjelmistokehitystä voi lähestyä monella tavalla, mutta uskon todella, että käyttäjien tarpeiden ja käyttökokemuksen tulisi aina ola etusijalla. Tällainen lähestymistapa vaatii enemmän resursseja, koska kaikenlaisten käyttäjien tarpeiden ja vaatimusten ymmärtäminen ei ole mikään helppo juttu. Se on kuitenkin tärkeää, erityisesti silloin kun kyse ohjelmistosta, jonka kanssa työskennellään päivittäin.
Jos puhutaan erilaisista taloushallinnon prosesseista, niin joissakin järjestelmissä käyttäjinä ovat yksinomaan taloushallinnon ammattilaiset, mutta järjestelmiä käyttävät myös muiden työntekijäryhmien edustajat eri puolilla organisaatiota. Tämä tarkoittaa, että puhumme suurista työtuntimääristä, jotka liittyvät erilaisten käyttäjätyyppien kartoittamiseen ja ymmärtämiseen. Vain tällaisen käyttäjäymmärryksen kautta voidaan suunnitella käyttökokemuksia, jotka resonoivat työntekijöissä. Tähän ei myöskään ole olemassa oikotietä.
On itse asiassa paljon esimerkkejä käyttäjälähtöisen suunnittelun puutteesta, kun tutkitaan erilaisia ohjelmistoratkaisuja taloushallinnon prosessien ympäriltä. Suosikkiesimerkkini ovat ERP- ja rahoitusjärjestelmät. Niiden kehittämisessä ensisijaisena kohderyhmänä ovat yleensä rahoitusalan ammattilaiset, mutta joidenkin lisäosien käyttäjinä ovat aivan muut ihmiset. Kyse voi olla esimerkiksi toimittajalaskujen hallintamoduulista, kulujen hallintamoduulista tai projektituntien rekisteröintimoduulista. Usein toiminnanohjaus- ja taloushallintojärjestelmien kehittäjät unohtavat tämän, minkä seurauksena käyttökokemus heikkenee. Ei myöskään ole vaikea kuvitella miksi asiat menevät pieleen, jos myyntiedustaja joutuu operoimaan kirjanpitäjälle suunnitellulla käyttöliittymällä.
Usein tietyn sektorin Best-of-Breed-ohjelmistoratkaisut tarjoavat kaikkein käyttäjälähtöisimpiä ratkaisuja, koska UX-puoleen on panostettu alusta alkaen.
Käyttöliittymä vaikuttaa käyttäjäkokemukseen
On selvää, että monet eri osatekijät vaikuttavat käyttökokemukseen. Ne kaikki liittyvät tavalla tai toisella käyttäjällä olevien tarpeiden ratkaisemiseen. Yksi merkittävimpiä osatekijöitä käyttökokemuksen kannalta on kuitenkin käyttöliittymä. Esimerkiksi mobiilisovelluksessa sillä on todella merkitystä miten navigaatio on suunniteltu ja millainen visuaalinen ilme, painikkeet, värimaailma, fontit, animaatiot, valikot jne. ovat.
Hankala käyttöliittymä, jota on vaikea navigoida tai joka on visuaalisesti epämiellyttävä, häiritsee käyttäjän ja ohjelmiston yhteyttä. Vastaavasti, jos käyttöliittymä on intuitiivinen, ennalta-arvattava, navigointi on helppoa ja se on vieläpä visuaalisesti houkutteleva, tulee ohjelmistosta helposti kuin oman käden jatke.
Acubiz-tyyli
Acubiz-tyylillä tarkoitan kokonaisvaltaista Best Practice -lähestymistapamme kulujen hallintaan. Tärkeä elementti Acubiz-tyylissä on ymmärtää käyttäjien lähtökohdat. Kuluhallintaprosessi on ankkuroitu osaksi talousosastoa, mutta se on samalla prosessi, joka ulottuu organisaation muihinkin osiin ja sitä kautta myös muihin käyttäjiin. Kulut nimittäin syntyvät yleensä talousosaston ulkopuolella. Siksi ohjelmistotyökalut tulee kehittää näiden työntekijöiden tiloissa. Tämä painopiste on ollut kehitystyömme suuntatähti useiden vuosien ajan ja olemme investoineet huomattavan määrän resursseja parhaaseen mahdolliseen loppukäyttäjäkokemukseen.
Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö hyvin suunniteltu ja harkittu käyttökokemus lisäisi merkittävästi käyttöönoton onnistumisastetta. Kuten olen aiemmin maininnut, käyttökokemuksen ja käyttöliittymän laadukas suunnittelu vie paljon resursseja, mutta se on sen arvoista. Se ei ole ilmaista ja se näkyy hinnassa. Kuten muillakin aloilla, on myös tällä alalla selvää, että hinta ja laatu kulkevat yleensä käsi kädessä.
Ainiin, tiimimme on kirjoittanut e-kirjan ohjelmistojen jalkauttamisesta. Se kattaa kaikki prosessin osa-alueet, UX-kysymykset mukaan lukien. E-kirjan voi ladata ilmaiseksi.
Onnea kirjanpitosi digitalisointiin.
