On tärkeää valita oikea kuluhallintaratkaisu
”Halvin ei aina kannata”. Tuttu lause, mutta miten se liittyy meidän toimialaamme?
Kun valitset kulujennhallintaratkaisua, on tärkeää ajatella koko sitä prosessia, jota olette optimoimassa. On siis erittäin tärkeää saada kokonaiskäsitys prosessista, jotta se saadaan toimimaan kokonaisuutena. Yksittäiset vippaskonstit eivät tehosta kuluhallintaa samalla tavalla kuin koko prosessin mittakaavassa tehty uudistus. Onkin lähes varmaa, että mikäli koko prosessia ei pystytä hahmottamaan saati dokumentoimaan, tulee prosessioptimointi epäonnistumaan tai ainakin jäämään kauas sen koko potentiaalista.
Pahimmillaan uudistus tuottaa vain vähän tai ei lainkaan lisäarvoa yrityksellesi ja uudistuksesta on kokonaisuudessaan enemmän haittaa kuin hyötyä. Tällaista lopputulosta, et varmastikaan halua, joten jos asia on teille millään tavalla ajankohtainen, kannattaa lukea tämä blogipostaus.
Tietoa ja fokusointia
Lähtökohtamme on aina se, että hankimme perusteellisen käsityksen ja kokonaiskuvan asiakkaidemme prosesseista. Siksi saammekin paljon positiivista kommenttia käytännönläheisyydestämme kun neuvomme ratkaisumme käyttöönotossa ja päivittäisessä käytössä. Me ymmärrämme asiakkaan todellisia tarpeita täsmällisesti.
Tämä onkin usein selkeän vastakohtaista markkinoiden halvimpiin toimittajiin verrattuna. Me olemme fokusoituneet tuotekehityksessä käyttäjiin. Tämä tarkoittaa niitä yrityksen työntekijöitä, jotka käyttävät palveluamme jokapäiväisessä työssään. Pointti on siinä, että näiden ihmisten tulisi joutua käyttämään tositteiden käsittelyyn mahdollisimman vähän aikaa. Sen sijaan heille tulisi jäädä mahdollisimman paljon aikaa ns. tuottavalle työlle, eli siihen toimintaan, joka tuo yrityksen kassaan rahaa. Kuluhallinnan pitää olla niin nopeaa ja virtaviivaista, ettei siihen tarvitse juurikaan varata ylimääräistä työaikaa.
Kuitenkin, kun autamme asiakkaitamme kuluhallintaprosessin digitoinnissa, menetelmämme menee vielä tätäkin syvemmälle. Ei riitä, että keskitytään työntekijöihin yhtenä käyttäjäryhmänä. Ei. On mentävä vielä syvemmälle. Meillä voidaan määrittää useita eri käyttäjien alaryhmiä kunkin alaryhmän erityistarpeiden mukaan. Jos toimittaja, konsultti tai kukaan muukaan ei ota tätä huomioon, päädytään todennäköisesti prosessiin, joka menee jollain tasolla pieleen.
Prosessiymmärryksen puutteella on yleensä seurauksensa
Joskus kuulemme sellaisia lausuntoja kuin; ”Kilpailijallakin on tuollainen sovellus …”. Vastakysymyksinä voimme esittää, että: ”Onko se yhtä näppärä ja intuitiivinen?”, ”Onko se toteutettu oikein?”, ”Säästääkö se oikeasti yhtä paljon aikaa?” tai ”Voidaanko se mukauttaa organisaatiosi täsmäprosesseihin ja käyttäjätyyppeihin?”.
Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, joita kannattaa tosissaan miettiä ennen kuin teet sopimusta minkään toimittajan kanssa. On hyvä muistaa, että ihan tosissaan säästöjä alkaa tulla vasta kun ratkaisu on todella koko prosessin kattava. Jos epäilet, pystytkö osoittamaan että sijoitetun pääoman tuottoprosentti on plusmerkkinen valitsemallasi ratkaisulla, kannattaa ehkä miettiä vielä vaihtoehtoja. Tosiasia on, että kuluhallintaprosessin digitalisointia koskeva hanke on suhteellisen helppo toteuttaa. Varsinkin jos sinua auttavat alan aidot asiantuntijat.
Toisaalta (valitettavasti) sekä markkinatutkimus että kokemuksemme osoittavat, että kustannushallintaratkaisun toteuttaminen huonosti tuntuu käyvän joskus yhtä helposti. Näemme tästä usein esimerkkejä. Tutkimukset paljastavat, että noin 50 % yrityksistä, joilla on jo oma ratkaisu kulujen käsittelyyn, ei käytä järjestelmäänsä optimaalisesti. Se voi johtua esimerkiksi siitä, että jotkin käyttäjäryhmät ovat toimimattomuuden rajoittamia, tiettyjä kuluja ei voida käsitellä järjestelmän kautta tai että järjestelmän käyttöönotto on mennyt pieleen. Olen päättänyt kutsua tätä ”viidenkymmenen prosentin ansa”.
Puutteellisen tai riittämättömän prosessiymmärryksen seuraukset voivat helposti johtaa huonosti toteutettuun loppuratkaisuun. On selvää, että haluat välttää tämän, jotta ette ole yksi niistä yrityksistä jotka jäävät “viidenkymmenen prosentin ansaan”. Tavoitelkaamme sen sijaan sellaista ROI-lukemaa, jonka kehtaa sanoa ääneen.
Esimerkki elävästä elämästä
Otan tähän tuoreen esimerkin (anonyyminä tietenkin).
Eräs kansainvälistä liiketoimintaa harjoittava keskikokoinen organisaatio, halusi optimoida kuluhallintaprosessinsa. He saivat myös valtion valtuuttamalta tilintarkastajalta neuvoja prosessistaan sekä sopivan ratkaisun valintaan. Organisaatio valitsi ratkaisun, joka perustui ennakkoon maksettuihin pankkikortteihin, joihin kuuluu hienosti toimiva sovellus.
He kuitenkin unohtivat muun muassa, että:
- Heillä on tiettyjä työntekijäryhmiä, jotka vierailevat usein lentokentän loungeissa (valittu ratkaisu ei vain antanut pääsyä loungeen).
- Heillä on työntekijöitä, jotka rekisteröivät mittarilukeman (valittu ratkaisu ei vain tarjoa tätä toimintoa).
- Heillä on työntekijöitä, jotka maksavat käteiskuluja (valittu ratkaisu ei vain sallinut tätä).
Lopputuloksena oli, että organisaatio joutui säilyttämään tiettyjen työntekijöiden luottokortit ja niihin liittyvän manuaalisen selvitysprosessin. Lisäksi heidän täytyi käyttää kynää ja paperia käteiskustannusten ja kilometrimääräisten tietojen rekisteröintiin.
Entä turvallisuus?
Kun aloitat optimoimaan kuluhallintaprosessiasi, ota huomioon myös tietoturva. Tämä on erittäin tärkeä osa-alue. Varmista, että olet varma siitä, että ratkaisu, jota olet valitsemassa panostaa tietoturvaan. Jos joudut jo aiemmin mainittuun “viidenkymmenen prosentin ansaan”, prosessisi turvallisuus on myös mitä luultavammin vakavassa vaarassa.
Tämä tarkoittaa, että sinulle ei ole täydellistä hallintaa prosessiin, koska se jakautuun erillisiin osaprosesseihin, joissa jotkut asiat tehdään digitaalisesti ja toiset manuaalisesti. Tietoturvan näkökulmasta tällainen skenaario on painajaismainen ja tarkoittaa moninkertaista työtä tietoturvan varmistamisessa, joka taas ei ole järkevää eikä kustannustehokasta. Epäonnistumen taas vasta kalliiksi tuleekin.
Me Acubizilla keskitymme aina koko prosessiin. Otamme vastuumme vakavasti kun asiakkaat antavat tietonsa meidän järjestelmiemme läpi kuljetettavaksi. Haluamme suojata heidät kaikilta mahdollisilta väärinkäytöksiltä ja hakkereilta. Tämä tarkoitaa, että meillä on muun muassa 3402-sertifiointi ja asianmukaiset resurssit GDPR- ja tietoturvavaatimusten täyttämiseksi. Lopputulema siis on, että ratkaisun ja palveluntarjoajan valinta sekä heidän lähestymistapansa prosesseihin on tärkeää. Niistä riippuu, onnistutko organisaatiosi kuluhallintaprosessin optimoinnissa. ”Prosessiymmärrys” on siis tärkein avainsana tässä artikkelissa. Luultavasti tiedämme myös, että “sitä saa mitä tilaa” ja “halvalla ei saa hyvää”, eli halvin ei useinkaan kannata.
On myös muita tekijöitä, jotka voivat pudottaa sinut ”viidenkymmenen prosentin ansaan”. Asioita, joiden vuoksi on helppo liittyä niiden satojen ellei tuhansien yritysten joukkoon, jotka eivät saa maksimaalista hyötyä kulujenhallintaratkaisustaan. Yksi vaihe, jossa tyypillisesti mennään metsään on järjestelmän käyttöönottovaihe. Se on alue, jossa kokemus on valttia. Kokenut kumppani, jolla on tuhansien käyttöönottojen kokemus, on tässä kultaakin kalliimpi. Aiheesta lisää tuonnempana, joten pysythän kuulolla tulevien postausten osalta.
