Ajoittain Suomessakin uutisaiheeksi nousevat petokset, joissa rahaa on kähmitty julkisista varoista. Tällaiset tarinat, ovat kiistatta haitaksi julkisten instituutioiden legitimiteetille ja uskottavuudelle.
Huono julkisuus murentaa kansalaisten uskoa eri instanssien luotettavuuteen ja sillä on ikäviä seurauksia. Huonosta maineesta on vaikea päästä eroon. Huhut jäävät helposti elämään ja haittaavat toimintaa ja uskottavuutta myös tulevaisuudessa.
Meillä on kuitenkin hyvä syy uskoa siihen, että tulevaisuudessa väärinkäytösten määrä pienenee ja sitä myöten kohu-uutisointi aiheen tiimoilta vähentyy. Kansalaisten pitää voida luottaa siihen, että heidän asioistaan huolehtivat ihmiset ja instanssit, ovat heidän luottamuksensa arvoisia.
Onneksi kehitys kehittyy. Nykyisin on mahdollista hallita prosesseja ja puolustautua yhä tehokkaammin petoksia ja huijauksia vastaan. Minulla ei toki ole lopullista lääkettä ongelmaan, mutta tuon tässä blogipostauksessa esiin muutamia asiaan liittyviä haasteita ja esitän omia näkemyksiäni siitä, kuinka oikeanlainen vastuunotto kuluihin liittyvistä prosesseista auttavat suojaamaan organisaatiota petoksilta ja huijauksilta.
Ja niin, kyllä kuluissa huijataan myös yksityisissä yrityksissä. Puolustusmekanismit yksityisellä sektorilla ovat paljolti samat kuin julkisella puolella, joten tästä blogipostauksesta on hyötyä varmasti myös tavalliselle yrittäjälle.
Julkinen sektori on tarkemmassa syynissä kuin koskaan
Puhutaanpa vähän Acubizin kotimaasta Tanskasta ja sen hallinnollisesta mallista. Tanskassa maan julkistalouden ja hallinnon virasto on äskettäin, kesäkuun alussa, käynnistänyt monivuotisen ponnistelun sisäisen valvonnan, valvonnan ja riskienhallinnan vahvistamiseksi julkisten laitosten petos- ja petostapausten seurauksena.
Useita toimintoja ja aloitteita on jo käynnistetty – mukaan lukien pakolliset ja erikoiskurssit, poikkitoiminnalliset verkostot ja webinaarit. Mielestäni on rohkaisevaa, että esimiesten huomio ja tieto asetetaan etusijalle ja sitä pyritään vahvistamaan.
Tanskan kuntien johtajilla on vastuullaan taloushallinnon valvonta. Kun raha liikkuu, kunnanjohtaja valvoo. Taloushallinnon valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että rahoituskehystä käytetään oikein. Tällä suojataan julkisorganisaatioita merkittäviltä virheiltä (virheellinen kirjanpito jne.). Virheiden ennaltaehkäisy suojaa myös työntekijöitä perusteettomilta epäillyiltä. Tanskassa monet kunnat ovat alkaneet myös digitalisoida taloushallinnon valvontaa. Se on järkevää, koska digitaaliset ratkaisut helpottavat huomattavasti sisäistä valvontaa ja kuluhallintaa ylipäätään.
Myös Suomessa media asettaa paineita julkisille toimijoille ja epäkohtiin tartutaan julkisessa keskustelussa hanakasti. Kekkosen aikana kosteita lobbausillallisia pidettiin tavanomaisena osana virkamiesten työnkuvaa, mutta tänä päivänä pääministerin ilmainen aamiainenkin voi olla joillekin jo liikaa. Ikävältä lööppijulkisuudelta voi välttyä vain tekemällä selkeät linjaukset ja estämällä sen jälkeen väärinkäytökset systemaattisesti. Suoranaisten kuluhuijausten ohella väärinkäytösen kirjoon mahtuu siis paljon myös vahinkoja ja ns. harmaalla alueella surffailua.
Tavallaan pidän siitä, että kuluhujauksista puhutaan nykyisin enemmän. Huomio auttaa ehkä kiinnittämään asiaan huomiota ja suhtautumaan siihen riittävällä vakavuudella. Läpinäkyvyyden vaatimus tekee sen, että tilanteelle halutaan tehdä jotain, mutta kuinka petokset tapahtuvat ja mitä puolustusmekanismeja organisaatiot voisivat käyttää?
Miten kulupetokset ilmenevät?
Aloitetaan muistuttamalla, että loppujen lopuksi vain harvat työntekijät huijaavat kuluissa. Useimmilla organisaatioilla ei ole tässä suhteessa ongelmia, mutta jatketaan silti:
Jatketaan Tanskan esimerkeillä. Muutamista julkisuudessa velloneista tapauksista mieleen nousee esimerkiksi Tanskan puolustusministeriön kiinteistöviraston ja Greven kunnan tapaukset.
Tarkastusraportin mukaan Tanskan puolustusministeriön kiinteistöviraston työntekijöillä oli lähes esteetön mahdollisuus kuluhuijausten tekemiseen. Kyseisessä organisaatiossa työntekijät saivat ostaa tavaroita ja palveluita, allekirjoittaa kuitit itse ja vielä hyväksyä kulut ilman valvontaa. Greven kunnassa kaupunginjohtaja siirrettiin sivuun ja lopulta erotettiin tehtävästään kokonaan, koska hän oli ostanut jääkiekkolippuja, päivittäistavaroita ja muuta yksityistä tavaraa kunnan luottokortilla.
Tanskassa on ollut viime vuosina useita tapauksia, joissa kunnan luottokortteja on käytetty yksityiseen kulutukseen. Kuitin tai laskun muodossa olevia asiakirjoja ei usein liitetä. Muissa tapauksissa hyväksymismenettelyt ovat olleet riittämättömiä ja tietyt työntekijät ovat voineet hyväksyä ostot itse omaksi hyödykseen. Suomessa esiin tulleet tapaukset ja tilanteet ovat olleet hyvin samankaltaisia.
Me Acubizilla olemme hoitaneet kaikenlaisia työntekijälähtöisiä kuluja vuodesta 1997 lähtien, ja olemme tietoisia erityyppisistä kuluhuijauksista. Edellä mainittujen petostyyppien lisäksi voimme lisätä listaan myös seuraavat temput:
- Työntekijä ilmoittaa saman kulun useita kertoja
- Kun hyvitys lähetetään, tarkoitus on oikea, mutta summa on liian suuri
- Työntekijä raportoi enemmän kilometrejä kuin on todellisuudessa ajettu
- Työntekijä hakee hyvitystä tekemättömistä ostoksista – esim. väärällä kuitilla
Kiinnitä huomiota kulujen dokumentointiin
On täysin selvää, että petoksien tekeminen on helpointa silloin kun kuluhallintaprosessi on manuaalinen. Mitä enemmän organisaatio käsittelee kuluja manuaalisesti, sitä enemmän on tilaa inhimillisille virheille ja useimmiten ohjausmekanismit ovat silloin heikompia, kuin digitaalisessa prosessissa. Tämä taas tarjoaa tilaisuuksia ja tilaisuus tekee joskus varkaan. Mikäli asiaan ei puututa heti, voi väärinkäytös uusiutua ja pahimmassa tapauksessa menettely jää tavaksi.
Digitaalinen kuluhallintaratkaisu helpottaa kuluprosessin seuraamista huomattavasti. Useimmissa järjestelmissä voidaan varmistaa, että tietyn tapahtuman kaikki ehdot ovat kunnossa. Näin ainakin Acubizissa. Näin siis sekä lakisääteisen dokumentaation että kaupankäynnin noudattamisen osalta. Ohjelma valvoo siis myös sitä, että organisaation omia sääntöjen ja käytäntöjä noudatetaan yrityksen maksukortteja myöten.
Acubiz ei tietenkään voi täysin estää petoksia tai väärinkäytöksiä, jos kohdalle osuu tarpeeksi röyhkeä yksilö, mutta kun rikos tapahtuu, on Acubizin ansiosta helppo saada jälkikäteen käsitys tapahtuman kirjausketjusta ja kaikista kuluun liittyvistä asiakirjoista. Tällä tavalla voidaan tunnistaa, jos sääntöjä ja/tai käytäntöjä rikottu. Acubiz voidaan myös konfiguroida siten, että se varoittaa ennakoivasti mahdollisesta epänormaalista käytöstä.
Acubizissa, kuten nykyisin myös Tanskan julkistalouden ja hallinnon virastossa, sisäinen valvonta on osa toimintatapaa ja sitä pidetään erittäin tärkeänä. Käytämme robottiteknologiaa ratkaisumme kautta syntyvien kulujen hallintaan/auditointiin ja pistotarkastuksiin. Se on erittäin hyvä suojamekanismi petoksia ja väärinkäyttöä vastaan.
Joskus työntekijät jäävät kiinni ”petoksesta”, koska he eivät ymmärrä tai tiedä tarkalleen miten olisi kuulunut toimia. Aina huijaukset eivät siis ole tahallisia. Siksi on tärkeää, että autat työntekijöitäsi kertomalla organisaatiosi säännöistä ja käytännöistä mahdollisimman selvästi ja yksiselitteisesti.
Yhteenveto
Acubiz ei toimi palomuurina kuluhuijauksia vastaan. Emme voi estää niitä tapahtumasta, mutta edistynyt raportointi ja dokumentoinnin täydellinen läpinäkyvyys, sähköiset hyväksymisprosessit, päällekkäinen ohjaus ja robottiteknologia aiheuttavat sen, että kuluhuijauksista jää todella helposti kiinni. Acubiz helpottaa myös selvitystyötä äärimmäisen paljon ja ennaltaehkäisee kuluhuijaukiksia ohjausvaikutuksellaan ja helppoudellaan.
Ota kulut hallintaasi ja digitalisoi yrityksesi kuluhallintaprosessit. Samalla minimoit kulupetosten riskin organisaatiossasi. Siitä on hyötyä sekä työntekijälle, hyväksyjälle että talousosastolle.
