Yhtiömme perustaja ja toimitusjohtaja Lars de Nully kirjoittaa usein asiantuntevia artikkeleita blogiimme. Näissä postauksissaan hän keskustelee ja käsittelee monia kuluhallintaan liittyviä aiheita. Lars on epäilemättä yksi Tanskan vaikutusvaltaisimmista ja tietävimmistä henkilöistä digitaalisen kuluhallinnan suhteen. Siksi luen ja seuraan hänen blogikirjoituksiaan suurella mielenkiinnolla. Tässä tanskankielisessä blogikirjoituksessaan Lars kirjoitti käyttäjiin keskittymisen tärkeydestä ja hyvän käyttökokemuksen (UX) merkityksestä kun ohjelmistoja otetaan käyttöön työntekijöille.
Käsittelen hieman samaa aihetta, mutta aloitan muutaman askeleen kauempaa, ennen kuin käyttökokemuksesta tulee keskeisin asia. Lars on oikeassa kirjoittaessaan: ”Hyvin suunniteltu ja harkittu käyttökokemus lisää merkittävästi organisaation toteutuksen onnistumisastetta”. Tämä on ehdottomasti oikein. Onneksi asiakkaamme pitävät sovelluksiamme sekä intuitiivisina että käyttäjäystävällisinä. Tärkein tehtäväni vanhempana konsulttina on muuttaa onnellinen ostaja tyytyväiseksi asiakkaaksi. Kokemukseni mukaan onnistumisastetta ja iloa lisää myös merkittävästi, jos työntekijä tietää, miksi tuttuja rakenteita ja nykyisiä työtottumuksia pitää muuttaa.
Uudet työtavat vaativat entistä enemmän kommunikaatiota
Acubiz-konsulttien keskuudessa vallitsee yleinen yksimielisyys siitä, että hyvä muutoksenhallinta on ratkaiseva tekijä SaaS-ratkaisun onnistuneessa käyttöönotossa. Näin siksi, että uusi ratkaisu yleensä vaikuttaa työntekijän arkeen uusien rutiinien, työnkulkujen jne. muodossa. Ihmisillä on perustava tarve tietää, miksi tuttuja rakenteita ja nykyisiä tapoja pitää muuttaa.
Muutoksesta tiedottaminen on ehdottoman välttämätöntä. Jos yritys ei kommunikoi miksi uutta ratkaisua tarvitaan, eikä kerro mitä käyttäjät voivat odottaa, uudistus voi herättää vastustusta jo ennen hankkeen käynnistämistä. Tämä totuus pätee kuitenkin vain osittain. Jotkut työntekijät rakastavat muutoksia ja omaksuvat ne heti, toisten on tiedettävä miksi prosessia on muutettava. Toiset taas voivat jo alusta alkaen osoittaa vastustusta ja tarvitsevat erityisen hyviä perusteluja (ja aikaa).
Uskon, että tämä on yksi työmi mielenkiintoisimmista osa-alueista. Sen lisäksi, että varmistan, että ratkaisu on konfiguroitu oikein, autan asiakkaita varmistamaan, että työntekijät ottavat Acubizin käyttöön. Seuraavassa osiossa annan pari neuvoa, jotka lisäävät onnistuneen käyttöönoton todennäköisyyttä.
Luo ymmärrys uusista työtavoista
Hyvin menee toistaiseksi? Työntekijöiden saaminen mukaan ja uuden ratkaisun ottaminen käyttöön voi alkaa. En halua esiintyä muutoksenhallinnan ja muutosviestinnän asiantuntijana, mutta jaan mielelläni omia kokemuksiamme Acubizin jalkauttamisesta käyttöön. On tavallista, että ennen kuin tuleva asiakkaamme on ottanut ensimmäistä kertaa yhteyttä Acubiziin, he ovat joko käyttäneet toista kuluhallintaratkaisua tai sitten heillä on ollut kokonaan (tai osittain) manuaalinen kulujenhallintaprosessi. Tyypillisesti prosessi tai kuluhallintaratkaisu ei kuitenkaan enää palvele yrityksen muuttuneita tarpeita optimaalisesti, minkä vuoksi kulujenhallintaa ollaan uudistamassa.
Suosittelemme, että yritykset luovat sisäisesti ymmärryksen muutostarpeesta ja määrittelevät avainhenkilötiimin, joka johtaa uuden ratkaisun sisäänajoa yritykseen.
Yrityksillä voi olla useita syitä investoida uuteen SaaS-ratkaisuun ja nämä syyt kannattaa ehdottomasti jakaa työntekijöiden kanssa. Ilman tällaista avoimuutta on vaikeaa luoda yhteistä ymmärrystä muutostarpeesta.
Kun yrityksessä ollaan ottamassa käyttöön esimerkiksi Acubizia, selitä, että uusi ratkaisu tarvitaan, koska talousosastolta kuluu liian paljon aikaa manuaalisiin prosesseihin ja koska kuluihin liittyvät prosessit halutaan automatisoida ja digitalisoida. Kerro avoimesti, että muutoksen avulla on saavutettavissa merkittäviä taloudellisia säästöjä. Ehkä haluatte tuoda digitaaliset työkalut työntekijöiden saataville? Haluatte ehkä, että hyväksyjät pystyvät hyväksymään kuluja, työaikakirjauksia, kululaskuja jne. myös liikkeellä ollessaan. Syitä voi olla monia, joten selitä ne auki. Työntekijänne arvostavat sitä.
Kun työntekijät ymmärtävät uuden ratkaisun tarpeellisuuden, on tärkeää määritellä muutoksen avainhenkilöt, jotka luovat työntekijöiden keskuudessa luottamusta uuteen ratkaisuun. Toisin sanoen; luo tiimi, jossa on organisaatiossa sisäisesti arvostettuja työntekijöitä. Heidän on toimittava ratkaisun lähettiläinä ja kyettävä toimimaan ”superkäyttäjinä” muille työntekijöille, jotka voivat ottaa heiltä hyviä neuvoja ja kysymyksiä. Työntekijöiden on aina helpompi omaksua ratkaisu, jos heidän arvostamansa, luotettavat kollegat ottavat johdon.
On syytä mainita, että SaaS-ratkaisun monimutkaisuudella on merkitystä. Tietyt yksinkertaiset ratkaisut vaikuttavat vain muutamaan henkilöön organisaatiossa eivätkä siksi tarvitse erityisen suurta ja laajamittaista käyttöönottostrategiaa. Kuitenkin silloin kun kyse on SaaS-ratkaisuista, jotka vaikuttavat useiden tai kaikkien työntekijöiden työskentelyyn, on erittäin järkevää panostaa käyttöönottoon huolella.
Älä pelkää kysyä neuvoa SaaS-toimittajaltasi
Suosittelemme, että kysyt valitsemaltasi SaaS-toimittajalta, kuinka ratkaisun käyttöönotto kannattaa toteuttaa. Myyjän on kyettävä antamaan joitain hyviä neuvoja. Olemme Acubizilla toteuttaneet tuhansia käyttöönottoja ja jaamme mielellämme kokemuksiamme niistä. Uskomme, että huonompi toteutus alusta alkaen johtaa käyttäjien vähäisempään käyttöön (hyvä käyttökokemus voi kuitenkin onneksi korjata paljon).
Haluan lopettaa siitä, mistä aloitin, eli Larsin muistutukseen hyvän käyttökokemuksen tärkeydestä. Käyttäjäystävällisyyden ja intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta useimmat työntekijät sopeutuvat ja tottuvat uuteen järjestelmään suhteellisen kivuttomasti. Jos he sen lisäksi tietävät, miksi yritys siirtyy uuteen ratkaisuun, näkevät he helpommin sen hyödyt ja tietävät kenen puoleen voi kääntyä kysymyksissä. Silloin olemme tilanteessa, jossa yritys todella saa rahoilleen vastinetta nopeasti.
Enemmänkin vinkkejä piisaa. Niistä minulla on ilo kirjoittaa tulevina viikkoina ja kuukausina. Pysy siis kuulolla!
