Tapaukset työntekijöistä, jotka huijaavat ja pettävät työnantajansa luottamuksen, ovat varmaankin ainakin joskus herättäneet useimpien ihmisten huomion. Tällaiset tarinat saavat paljon palstatilaa medioilta.
Petos voi tapahtua monella eri tavalla ja yksi alue työpaikoilla, joissa petoksia voidaan havaita, ovat yritysten luottokortit. Kun yritys päättää tarjota työntekijälle yhtiön luottokortin, on kyse työntekijän ja työnantajan välisestä luottamuksesta. Yritykset toimivat näin, koska se tuo useita hyötyjä yritykselle. Mutta miten yritys voi turvata ettei luottamusta rikota?
Blogitekstissäni käsittelen tätä ongelmaa.
Vapaus työskennellä tehokkaasti
Aloitetaan kertomalla muutamista hyödyistä, joita luottokortin tarjoaminen työntekijälle tarjoaa. Yrityksen luottokortti on kätevä monelle eri tyyppiselle työntekijälle. Perinteisesti yritykset ovat tarjonneet maksukorttia niille työntekijöille, joiden työnkuvaan sisältyy säännöllistä matkustamista. Se onkin monesti järkevää. Kuitenkin, myös monet muutkin työntekijäryhmät hyötyvät käytössä olevasta yrityksen kortista aivan yhtä paljon.
Tämä voisi esimerkiksi olla yrityksen markkinointipuolen työntekijä, joka maksaa digitaalisesta mainonnasta tai muista asioista. Yhtä lailla kiinteistön isännöitsijät voivat käyttää korttia hankkiessaan tarpeellisia asioita, kuten esimerkiksi nauloja tai ruuveja, kiinteistön ylläpitoon. Tämänkaltaiset työntekijät hyötyvät yrityksen luottokortista, (joissain tapauksissa myös virtuaalisesta luottokortista hoitaakseen esimerkiksi edellä mainittuja menoja). Se antaa heille mahdollisuuden hoitaa tiettyjä työtehtäviä nopeammin ja helpommin.
Vaihtoehtoinen tapa on tehdä hankintoja laskua vastaan (mikäli se on mahdollista) tai yksityisten palveluntarjoajien kautta. Molemmat tavat kuitenkin tuottaisivat samalla myös lisää hallinnollisia tehtäviä. Tarjoamalla yhtiön luottokortin työntekijälle, mahdollistetaan työn tekeminen tehokkaammin.
Itse olen yksi heistä, jotka ovat täysin vakuuttuneita siitä, että tämä tapa lisää yrityksen tuottavuutta- näen tuloksen suoraan omassa yrityksessäni.
Yrityksen luottokortin mukana tulevat hyödyt:
- helppo ja joustava päivittäinen arki työntekijöille
- vähemmän hallinnollisia tehtäviä
- parempi tuottavuus
Oikeanlainen kontrolli
Luottamus on tärkeää, kun yritys tarjoaa luottokortin työntekijälleen. Epämiellyttävä totuus kuitenkin on, että aina tulee olemaan myös työntekijöitä, joita luottamus houkuttelee tekemään petoksia ja käyttämään saatua luottamusta väärin.
Kuinka yritys voi suojautua parhaalla mahdollisella tavalla luottokortin väärinkäyttöä vastaan? Tänä päivänä useimmat pankit ja muut luottokortin myöntäjät tarjoavat mahdollisuuden rajoittaa kortin käyttöä mm. ostorajoituksilla, päiväkäyttörajoituksilla yms. Tästäkin huolimatta kortin väärinkäyttöä tapahtuu esimerkiksi ohittamalla rajoitukset tai käyttämällä sitä useasti pienemmissä osissa.
Olisi tärkeää että kortit päivitettäisiin tämän päivän teknologiaan ja aikaan. Teknologia lisää mahdollisuuksia kontrolloida ja seurata monen yksittäisen kortin korttitapahtumia. Pätevä ratkaisu on yhdistää kuluseuranta-sovellus yhtiöiden luottokortteihin. Sovellus tarjoaa tuotannollisen hyödyn koko kortin käytön tapahtumaketjun matkalle – kortin käyttöhetkestä ja summan kirjaamisesta, siihen aina siihen hetkeen, kun sen kaikki kulut on laskettu.
Mitä tulee petoksiin ja väärinkäyttöön, sovellusta voidaan pitää eräänlaisena digitaalisena vahtikoirana. Vahtikoirana, joka helpottaa kontrolloimaan kortin käyttöön liittyviä asioita. Sitä voidaan käyttää kuluhallinnan työkaluna, joka hoitaa ja kontrolloi yrityksen taloudellisen puolen menot ja säästöt.
Kuluhallinta-sovellus ei pysty estämään kortin väärinkäyttöä, kun se on luovutettu työntekijälle ja hän sitä omin päin käyttää, mutta se mahdollistaa sen että väärinkäytöksistä jää kiinni.
Sovelluksen avulla saadaan jäljitettyä tieto siitä, missä ja milloin korttia on käytetty väärin. Kun samaan järjestelmään tallentuvat kaikki tilitapahtumat, dokumentit ja tiedot, jää väärinkäytöstä myös aina jäljet tietokantaan.
Pistotarkastuksin voidaan tarkastaa, että käyttö noudattaa yrityksen säännötöjä. Sovellus antaa myös hälytyksen, mikäli epäillään kortin väärinkäyttöä.
Luottamuksen ja valvonnan tasapaino
On olemassa monia tutkimuksia, jotka käsittelevät tämänkaltaisia huijauksia yrityksen sisällä. Tällä kertaa en käsittele enempää huijaamiseen taipuvaisten ihmisten psykologiaa. On olemassa muita ihmisiä, jotka ovat pätevämpiä kertomaan siitä aiheesta.
Minulla on kuitenkin oma näkemykseni siitä, miksi näin kuitenkin joskus käy ja mielestäni siinä on kyse luottamuksen ja kontrollin tasapainosta. Yleisesti ajatellen luotamme paljon yrityksen työntekijöihin, esimerkkinä tästä on yrityksen luottokortin antaminen työntekijän käyttöön.
Yrityksen ei kuitenkaan tulisi pelätä kortin käyttämisen valvontaa, vaikka jo sana ”valvonta” itsessään saattaa nostaa monen työntekijän karvat pystyyn.
Ajattelen, että mikäli kortin käyttö ei ole oikealla tavalla kontrolloitua ja valvottua yrityksen toimesta, se houkuttelee entistä enemmän väärinkäyttöön sellaista henkilöä, jolla on jo muutenkin joustava moraalikäsitys.
Nyt taisin kyllä jo lipsua hieman ihmisten käyttäytymispsykologian puolelle, mutta uskon että tämänkaltaisia ihmisiä löytyy jokaisesta organisaatiosta, joissa on väkeä hieman enemmän. Jos he tietävät, että kortin käytön valvonta on puutteellista ja tietävät millä tavalla sääntöjä voidaan helposti kiertää, tilaisuus tekee varkaan.
Jos yritys kuitenkin päivittää yrityksen maksukortit tähän päivään, lisäämällä niihin toimivan kulujenhallintajärjestelmän, väärinkäytökset vähenevät automaattisesti. Työntekijät, joilla on houkutus käyttää korttia väärin, ymmärtävät että käyttöä myös valvotaan, jolloin harva uskaltaa käyttää luottamusta väärin. Yhdessä sovelluksen kanssa yrityksen kuluja on helppo seurata ja hallinnoida.
Oma suositukseni olisi, että jokainen yritys, joka tarjoaa työntekijöilleen yrityksen luottokorttia, päivittäisi ohjelmiston ja kortit luotettavaan kulujenhallintajärjestelmään.
