Meillä on Acubizissa missio. Tavoitteemme on helpottaa yritysten ja niissä työskentelevien ihmisten hallinnollista työtä. Tähän on monta tapaa. Meidän leipälajimme on kuluhallintaprosessin keventäminen.
Kuluhallinnalla tarkoitetaan niiden kustannusten käsittelyä, joita monille työntekijöille syntyy työnsä lomassa. Paradoksaalista (ja ehkä hiukan koomistakin) on se, että vaikka esimerkiksi kahvikupin ostamiseen menisi vain sekunti, niin kulun prosessoimiseen palaa usein minuutteja ja joskus jopa tunteja. Miksi?
Monissa yrityksissä kulukorvaukset pyörivät sellaisten prosessien varassa, jossa jokainen kulu joudutaan dokumentoimaan, perustelemaan, hyväksymään, kirjaamaan ja lopulta lisäämään erikseen kirjanpitoon. Me Acubizilla haluamme automatisoida kulutapahtumien matkan päästä päähän aina maksutapahtumasta kirjanpitoon saakka. Tässä blogikirjoituksessa avaan sitä kuinka yrityskorteilla maksettaviin kuluihin liittyvä hallinnollinen työ voidaan minimoida.
Mustia aukkoja
Tämä “mustien aukkojen” käsite liittyen yritysten maksukortteihin, on peräisin ystävältämme Lars Kristoffersenilta. Lars työskentelee rahoituspäällikkönä Nordeassa ja neuvoo muun muassa yritysasiakkaita yrityskorttien käytössä. Äskettäin Lars käytti tätä analogiaa sessiossa, joka meillä oli Nordeas Cash Management -tiimin kanssa yhteisestä tarjouksestamme First Cardin ja Acubizin kanssa. Ilmaus osui mielestäni naulan kantaan.
Kuten alussa avasin, joka kerta kun työntekijä käyttää yrityskorttia, tarvitaan paljon työtä, ennen kuin kulu on hyväksyttävällä tavalla saatu sisällytettyä kirjanpitoon asti. Jokaista tapahtumaa on rikastettava tiedoilla, jotka mahdollistavat sen että kulut saadaan kirjattua oikein. Omat vaarimuksensa kirjauksille asettavat sekä lait ja asetukset, että myös yrityksen omat kriteerit ja säännöt. Larsin sanoja käyttääkseni, puuttuvia tietoja voidaan kuvata ”mustiksi aukkoiksi” ja jokaisen maksutapahtumatiedon rikastaminen tarkoittaa yksinkertaisesti ”mustien aukkojen” täyttämistä.
Onneksi nykyisin eletään digiajassa. Jos (ja kun) kuluja maksetaan yrityskorteilla ja kuluhallintaprosessi on digitaalinen, monet tarvittavat tiedot saadaan sisällytettyä kirjauksiin jo alkumetreiltä. Esimerkiksi tapahtuman päivämäärä, kellonaika, valuutta ja myyjän tiedot (MCC -koodien avulla) ovat kaikki saatavilla automaattisesti jo samalla hetkellä kun kulu syntyy. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä kun maksutapahtuman matka jatkuu kohti kirjanpitovaihetta, mutta silti tietoa on täydennettävä vielä lisää.
Minkä tyyppistä tietoa sitten voidaan luonnehtia mustiksi aukkoiksi? No jos aloitetaan oikeudellisesta näkökulmasta, niin kulusta syntynyt kuitti on tärkeä. Suomen kirjanpitolain mukaan alkuperäinen kuitti tai sen jäljennös (se voi olla digitaalinen) kustakin kirjauksesta on säilytettävä viiden vuoden ajan. Muut ”mustat aukot” koskevat kunkin organisaation rakennetta, kirjanpitovaatimuksia ja lisäkustannuksia, jotka liittyvät kuluihin.
Varsinainen kirjanpitotyö voi ulottua yksinkertaisen tilikartan noudattamisesta paljonkin monimutkaisempaan asiantuntijatyöhön. Se voi kattaa esimerkiksi tiettyjen osastojen ja projektien toiminnan resursointia eri asiakkaiden vaatimuksia vastaavaksi. Työhön voi sisältyä useita eri taloudellisia ulottuvuuksia ja rooleja. Lisäksi myös kulujen hyväksymistä koskevaan dokumentointiin voi liittyä ”mustia aukkoja” kun työntekijöitä on paljon ja heillä yksi tai useampi esimies. Jos palataan vielä kirjanpitoon, niin näiden “mustien aukkojen” täyttäminen lankeaa tyypillisesti talousosaston harteille. Yrityskorteilla maksettujen kulujen osalta neuvoisin kuitenkin, että tehtävä kannattaa delegoida kortinhaltijalle. ”Mustat aukot” tulisi täyttää heti, sillä ne on helppo täyttää ja hyvin tiedossa silloin kun kustannukset syntyvät.
Digitaalinen arvoketju
Miten luoda digitaalinen arvoketju, jolla saat yhdistettyä yrityskorttisi ERP- tai taloushallinnon järjestelmään? Ja kuinka työntekijät voisivat pystyä hoitamaan kulunsa kirjanpitoon itse? Helppoa! Tarvitset vain työkalun joka:
- Hakee tapahtumadatan automaattisesti yrityskorteiltasi.
- Tekee “mustien aukkojen” täyttämisen kortin käyttäjälle mahdollisimman helpoksi.
- Toimittaa tiedot kirjanpitovalmiina suoraan ERP- tai rahoitusjärjestelmään.
Se on tietysti selviö, että meillä on tällainen ratkaisu. Toimintamekanismi on selostettu alla olevassa kuvassa.
Kun etsit työkalua, jolla luot tämän ketjun, ota huomioon ainakin seuraavat asiat:
- Käytettävyys – työkalun on oltava helppo ja intuitiivinen käyttää. Muuten myyjät, konsultit jne. eivät koskaan tee sinulle kirjauksia ja kirjanpitoa.
- Suojaus – muista, että työkalu käsittelee maksukortti- ja maksutietoja. Niitä on pakko käsitellä erityisen turvallisesti.
- Ominaisuudet ja integraatiovaihtoehdot – tarkastele myös muita työntekijöihisi liittyviä kuluja, esimerkiksi kilometrikorvauksia käteiskuluja ja työntekijöille maksettavia päivärahoja. Varmista, että valitsemassasi ratkaisussa on ominaisuuksia ja skaalautuvuutta useiden asioiden käsittelemiseen. Myös integraatiot ovat tärkeitä, koska jos työkalu ei voi muodostaa yhteyttä yrityskortteihisi tai käyttämääsi taloushallinnon järjestelmään, joudut palaamaan takaisin lähtöruutuun.
Saatat ehkä miettiä, että onkohan esimerkiksi myyjiä oikeasti mahdollista saada hoitamaan tällaisia kirjauksia oikein. Vastaus on varsin lohdullinen kyllä, kunhan työkalu on hyvä ja käytäntö jalkautetaan oikealla tavalla. Lue vaikka mitä Dansk Brandteknik A / S:n talousjohtajana toiminut Per Baltsen sanoo.
Kortti ahdettuna täyteen teknologiaa
Kuluhallintaratkaisuissa on monta puolta, mutta tässä tapauksessa vain yksi varteenotettava kulma. Sen avulla voit antaa yrityskorteillesi enemmän tehoa – jopa supervoimia! Valitsemalla aidosti toimivan kuluhallintaratkaisun, lisäät yrityksesi maksukortteihin kirjaimellisesti uutta teknologiaa. Teknologiaa, joka tekee korteista älykkäämpiä. Teknologiaa, jonka avulla mustat aukot on helppo täyttää. Teknologiaa, joka säästää yritykseltäsi käsittämättömän määrän työaikaa – sekä talousosastoilla että käyttäjien / kortinhaltijoiden kanssa.
Toisin sanoen, kun puhumme yrityskorteilla maksettavista kuluista, kortit hoitavat suurimman osan kirjanpidostaan itse! Kortit auttavat myös myyjiäsi, konsulttejasi ja muita käyttäjiä seuraamaan kuittejaan ja kustannusasiakirjojaan, joten yrityksesi edustajien oma kustannustietoisuus paranee. Ei ihan turha juttu sekään.
