Monet yritykset ovat (kokonaan tai osittain) digitalisoineet ja automatisoineet työn tekemisen yhteydessä syntyvien kulujen hallintaprosessinsa. Puhutaan siis kuluista, jotka ovat välttämättömiä erityyppisten tehtävien suorittamiseksi. Vaikka puhumme “pienistä hankinnoista” kuten ohjelmistojen tilaaminen, konsultointipalveluiden kustannukset tai matkakulut jne., ovat ne silti iso osa liiketoiminnan välttämättömiä kustannuksia.
Vaikka monet yritykset ovatkin jo siirtyneet käyttämään digitaalisia ratkaisuja, on edelleen myös niitä, jotka nojaavat asioissa manuaalisiin prosesseihin. Se ei kuitenkaan enää riitä vuonna 2020. Vaikka monet yritykset ovat mielestään jo digitalisoineet prosessinsa, operoivat ne todellisuudessa prosesseilla, jotka on digitalisoitu ja automatisoitu vain osittain. Näin ei tulisi toimia enää 2020-luvulla.
Annan muutaman vinkin siihen, kuinka kulujen hallintaprosessi digitalisoidaan oikein ja mitä etuja sillä saavutetaan.
Kaikki osto- ja maksutavat on oltava käytössä
Työntekijöiden kuluja syntyy jatkuvasti ja ne jakautuvat moniin erityyppisiin ostoihin. Jotkut ostot tapahtuvat perinteisesti laskulla. Toisissa hankinnoissa työntekijät käyttävät omaa rahaansa ja jotkut ostot maksetaan yrityksen maksukorteilla. Käytetty menetelmä riippuu tietysti toimittajan / kauppiaan tarjoamista vaihtoehdoista ja myös yrityksen säännöillä ja käytännöillä on vaikutusta asiaan. Suuri vaikutus on myöskin sillä, tarjoaako yritys luottokortin työntekijöilleen vai ei.
Kokonaisvaltaisen digitaalisen kulujen hallintaprosessin mahdollistamiseksi on varmistettava, että kaikkia toteutettavissa olevia osto- ja maksutapoja voidaan hallita digitaalisessa järjestelmässä ostotapahtumasta aina kirjanpitoon saakka. On hyvä muistaa, että vaikka kaikilla työntekijöillä olisi yrityksen maksukortit käytettävissä, on myös tilanteita, joissa sitä ei voida käyttää maksuvälineenä. Silloin tarvitaan vaihtoehtoinen tapa käsitellä ostotapahtumaketjua tai muutoin päädytään prosessiin, joka on vain osittain digitaalinen.
Liikkuvuus on yhtä kuin joustavuus
On vaivalloista täyttää Excel-taulukkoa älypuhelimessa. Piste! Työmatkalla oleva työntekijä tarvitsee pääsyn mobiilityökaluihin, joissa hallinnolliset tehtävät voidaan hoitaa netin välityksellä. Excel-taulukot eivät ole tehokas tapa työskennellä, kun halutaan toimiva ratkaisu, joka on ajasta ja paikasta riippumaton. Lyhyesti sanottuna: mobiilityökalujen ominaisuuksilta vaaditaan päivä päivältä enemmän.
Nykyisin muutkin kuin matkustavat työntekijät liikkuvat ja työskentelevät useissa eri paikoissa. Etenkin näinä aikoina monilla työntekijät ovat siirtyneet työskentelemään kiinteästä työpisteestä toimistolla esimerkiksi kotiin. Kuittien vieminen kirjanpitäjän työpöydälle ei siis enää ole toimiva vaihtoehto ja tarvitaan uusia ratkaisuja. On myös vaivalloista lähettää esimiehelle laskuja hyväksyttäväksi ja maksettavaksi. Ja vaikka nämä asiakirjat eivät olisikaan paperia ja lähetettäisiin sähköpostilla liitetiedostoina, ei se itsessään vielä tee prosessista digitaalista, automatisoitua tai joustavaa. Se tekee prosessista vain kopion paperiprosessista.
Automaation on oltava normi vuonna 2020
Manuaalinen prosessi menee yksinkertaistettuna tähän tapaan: Työntekijä on vastuussa kuittien ja asiakirjojen kirjaamisesta, säilyttämisestä ja lähettämisestä eteenpäin (samoin kopioiden tallentamisesta omiin tietoihinsa) hyväksyjille ja talousosastolle. Seuraava henkilö tarkastaa kulut ja välittää ne talousosastolle, joka lopulta tarkastaa ja vahvistaa kulut. Samalla talousosasto käynnistää kirjausprosessin ja syöttää kulujen tiedot oikeille tileille taloushallinnon järjestelmässä. Tämän jälkeen paperi- ja tiedostomuotoiset laskut ja kuitit arkistoidaan dokumentointia varten. Tämä on tietysti virhealtista ja automatisoitu prosessi vähentää virheiden määrää huomattavasti. Tästä vielä lisää tuonnempana, joten jatka lukemista.
Toinen vaihtoehto on että käytetään automatisoitua prosessia: työntekijä kirjaa kulut mobiilisovelluksella. Älypuhelimen kameralla otetaan kuva paperikuitista ja tiedot luetaan automaattisesti kuitilta. Sähköisten kuittien tiedot uivat järjestelmään automaattisesti. Laskut skannataan järjestelmään automaattisesti ja ne valmistellaan jatkokäsittelyä varten automaattisesti. Jos käytetään yrityksen maksukortteja, niiden tapahtumadata haetaan ja täsmäytetään oikeisiin kuitteihin automaattisesti. Lopuksi työntekijä kirjaa kulujen tiedot digitaalisesti käyttäen mobiilisovellusta ja lähettää ne digitaaliseen järjestelmään, joka tavoittaa myös hyväksyjän ja talousosaston. Esimies hyväksyy kulut älypuhelimen kautta, ja talousosasto saa kulujen tiedot kirjanpitovalmiissa muodossa. Automaattinen prosessi tarjoaa myös mahdollisuuden määrittää erilaisia ohjeita ja kululajipohjaisia vahvistuksia sääntöjen perusteella.
Automaatio maksaa itsensä monin verroin takaisin vähentämällä virheitä ja nopeuttamalla radikaalisti tietojen käsittelyä. Jos jatkat lukemista, avaan tätä vielä hieman lisää.
Haluamme tarkkuutta – manuaalinen toimintatapa lisää virheiden määrää
Manuaalinen tietojen syöttö lisää virheiden riskiä. Kun mukana on useita ihmisiä, virheiden määrä kertautuu. Virheen paikkoja on manuaalisessa prosessissa monta. Manuaalisessa prosessissa: Kun työntekijä tekee ostoksen, hän saa siitä kuitin. Tämän jälkeen hänen on kirjoitettava kuitin tiedot esimerkiksi laskentataulukkoon, joka sitten on ehkä tulostettava, jotta kuitti voidaan liittää siihen. Jos talousosasto havaitsee virheen, heidän on käytettävä aikaa virheen korjaamiseen, mutta on myös riski, että virhettä ei huomata lainkaan.
Automatisoidussa prosessissa: Otetaan esimerkiksi yrityksen maksukortilla tehty osto. Automatisoidussa prosessissa korttitapahtuman tiedot haetaan, jäsennetään ja täsmäytetään kuittien kanssa automaattisesti. Tämän jälkeen ne luokitellaan (esimerkiksi edustus, taksi, juna, pysäköinti jne.). Automatisoitu kulujen hallinta on sovitettu yrityksen kustannus käytäntöjen ja lainsäädännön (esimerkiksi verosäännösten) mukaan. Tiedot kustakin yksittäisestä tapahtumasta kerätään heti kun kulu syntyy, hyväksynnät tapahtuvat automaattisten sääntöjen avulla ja tiedot näkyvät kirjanpidossa reaaliaikaisesti.
Reaaliaikainen data on tärkeää – manuaaliset prosessit ovat hitaita
Kun prosessi on manuaalinen, työntekijä syöttää tiedot manuaalisesti laskentataulukkoon, sen jälkeen hän liittää mukaan kuitit (usein fyysisessä muodossa) ja toimittaa lopuksi koko nipun esimiehelle tarkastusta ja hyväksymistä varten. Sieltä nippu menee talousosastolle tai kirjanpitäjälle (joka saattaa sijaita eri osoitteessa) jatkokäsiteltäväksi (manuaalinen syöttö talousjärjestelmään). Tällainen manuaalinen työnkulku on hidasta, tehotonta ja kallista.
Automatisoitu kustannusten hallinta automatisoi prosessin eri osat. Järjestelmä saa tiedot suoraan yrityksen maksukortilta. Työntekijän on vain liitettävä kuitit digitaalisesti ja napsautettava “Lähetä”. Sitten esimies voi tarkistaa kulun (myös mobiililaitteelta), jolloin talousosasto saa kirjanpitoon valmiit tiedot.
Iso osa yrityksen kustannuksista on tyyppiä, joista puhuin alussa ja noin 10% yrityksen toiminnan kustannuksista liittyy matkoihin ja edustamiseen. On siis järkevää panostaa siihen, että kulujen hallintaprosessi on oikeasti hallussa. Toisin sanoen: yrityksellä on oltava jatkuva yleiskäsitys yrityksen kuluista. Se taas saavutetaan reaaliaikaisen kirjanpidon avulla.
Manuaalinen prosessi, jossa työntekijät keräävät kuitit ja ajan myötä lähettävät ne hyväksyttäväksi (joko fyysisesti tai sähköpostitse), tuottaa usein epätoivottuja yllätyksiä. Se on hidasta, viivästyttää kirjanpitoa ja johtaa virheelliseen käsitykseen yrityksen kuluista kun pitäisi saada ajantasaista tietoa. Automaattisen kulujen hallinnan ansiosta saat aina realiaikaista informaatiota päätöksenteon tueksi.Tämä antaa aivan toisenlaisen lähtökohdan yrityksesi johtamiseen.
