Koska COVID-19-pandemia on saanut lujan otteen koko telluksesta, on ”Uudesta normaalista” kirjoitettu jo paljon. Elämä pandemian kanssa on erilaista kuin elämä ennen pandemiaa. Se näkyy kaikessa. Oma näkemykseni aiheeseen on tietenkin Acubiz-lasien läpi värittynyttä, mutta se tuskin haittaa. Olethan tässä sivulla jostain syystä. Jos luit otsikon, saatat miettiä että: “Mitä järkeä tuossa on? Eihän nyt tehdä liikematkoja?” Jos ajattelet niin, saanen laittaa nämä Acubiz-lasit hetkeksi sinunkin päähäsi, jotta näet itsekin minkä vuoksi matkalaskujärjestelmästä on paljon hyötyä vaikka työmatkaliikenne onkin juuri nyt nollassa. Let’s go!
Kyse on paljon muustakin kuin matkakuluista
Onhan se totta, että kuluhallintaratkaisut ovat perinteisesti liittyneet kiinteästi liikematkustamiseen. Olen ollut tässä pelissä jo yli 20 vuotta ja ratkaisujen ensimmäiset versiot on todellakin kehitetty nimenomaan tukemaan matkakuluihin liittyvää prosessia. Tähän on monia hyviä syitä, eikä vähiten se, että tämän tyyppisten menojen käsittelyn tehostamiseen on valtava tarve, minkä lisäksi kirjauksiin liittyy lainsäädännöllisiä vaatimuksia, joiden vuoksi mikä tahansa oma tapa ei käy.
Vanha mielikuva matkalaskujärjestelmistä istuu tiukassa ja monet talouspäättäjät ehkä ajattelevat kustannusautomaatioon liittyvän teknologian olevan nykyisin jo vanhentunutta. Heillä on mielikuva, että tekniikka liittyy läheisesti liikematkustukseen ja erityisesti kansainväliseen liikematkustukseen. Se on kuitenkin todella vain pelkkä mielikuva, ei todellisuutta. Tiedän, että se vie aikaa, mutta painostan jatkuvasti markkinointiosastoani muuttamaan tätä mielikuvaa. Acubiz ei todellakaan liity pelkkiin matkakuluihin. Mielenkiintoista on se, että ratkaisumme asiakas- ja käyttäjädata osoittaa, että sovelluksemme on osoittanut kelpoisuutensa matkustamiseen liittyvien kulujen hallinnassa todella pitkälle. Tähän sisältyy myös kansainvälinen matkailutoiminta. Olemme analysoineet ratkaisumme käyttöä korona-aikana ja verranneet tietoja (samojen asiakkaiden osalta) koronaa edeltäneeseen aikaan. Ensimmäisessä maalis- ja huhtikuun sulkutilanteessa havaitsimme luonnollisesti merkittävän laskun järjestelmässämme käsiteltyjen kulutapahtumien määrässä. Lasku johtui monien liiketoimintojen äkillisestä keskeytyksestä kun maailma meni hetkeksi kiinni. Vielä mielenkiintoisempaa on kuitenkin se, että nykyisellään ratkaisumme käyttöaste on tasaisesti 70 % aiemmasta tasosta. Asiakkaista niin sanotusti puuttuva 30 % liittyy pääasiassa asiakkaidemme kansainväliseen liikematkustukseen.
Jutun juju on siinä, että meidän kuluhallintajärjestelmämme kaltainen ohjelmistoratkaisu kattaa monia muitakin työntekijälähtöisiä kuluja kuin niitä, jotka liittyvä kansainväliseen liikematkustukseen. Varsin suuri osa aktiivisesta transaktiovolyymista liittyy kotimaan matkoihin ja laajaan valikoimaan monia muita kulutyyppejä, jotka kannattaa hoitaa samalla kuluhallintaratkaisulla.
Matkalaskuista ja raporteista yleiseen kuluhallintaan
Analysoimme jatkuvasti Acubizin käyttöä. Siksi tiesimme jo ennestään, että monet asiakkaamme käyttävät ratkaisuamme paljon muuhunkin kuin matkakulujen käsittelyyn. Nyt COVID-19 on muuttanut totaalisesti liikematkustamista. Vaikka uskonkin että myös kansainvälinen liikematkustaminen jatkuu jälleen jossain vaiheessa, uskon myös, että tällä sektorilla monet muutokset tulevat olemaan myös pysyviä. Toistaiseksi asia on kuitenkin niin, että talouspäättäjien tulisi ajatella yleistä kuluhallintaa pelkän matkakuluraportoinnin sijaan. Tarve on olemassa – vaikka kansainvälinen matkailutoiminta on tällä hetkellä minimissä.
Kun selitän tätä muille, käytän usein esimerkkinä taloyhtiöitä, jotka ovat asiakkaitamme, kuten esimerkiksi KAB. Tällaisissa yrityksissä, suuri osa käyttäjistä ovat kiinteistöissä työskenteleviä huoltohenkilöitä ja talonmiehiä. He käyttävät Acubizia esimerkiksi silloin kun he tarvitsevat ruuvipaketin rikkoutuneen ovenkahvan korjaamiseen. He menevät tavarataloon ja ostavat ruuvit tai muut tarvekalut, jotka he tarvitsevat tietyn tehtävän suorittamiseen. Tämä tapahtuu työn lomassa mobiiliapplikaatiolla, digitaalisesti ja kaikki tarvittava dokumentaatio on siinä. Vain valokuva kuitista ja pari klikkausta. Tällainen talonmies on käyttäjäprofiililtaan aika kaukana tyypillisestä liikematkustajasta. Silti tehokkaalle kulujen hallinnalle on aivan yhtä lailla suuri tarve.
Kyse on yksinkertaisesti hallinnollisen työn automatisoinnista. Se on asia, joka liittyy kaiken tyyppisiin kuluihin, joita työntekijöiden työn lomassa syntyy. Olemme kaikki kokeneet, kuinka COVID-19-pandemia kääntää monia asioita ylösalaisin. Se koskee tavan tallaajia siinä missä yritysjohtajia, yrityksiä ja jopa kokonaisia maita. Yksi asia on kuitenkin varmaa; COVID-19 ei estä toimintojen ja prosessien digitalisointia ja automatisointia! Jos yritys päättää keskeyttää tai lykätä digitalisointiprojekteja väärien oletusten perusteella, vaarana on, että yhtiö joutuu ei-toivottuun asemaan verrattuna niihin, jotka eivät kerrytä itselleen turhaa digivelkaa.
