Lisää artikkeleita

Miten matkakulut ja muu kuluhallinta kannattaisi hoitaa tänä päivänä

Visma osti Tanskalaisen kuluhallintaratkaisun vauhdittaakseen kasvuaan yritysmarkkinoilla

Tee tietoturvasta ykkösprioriteetti kun valitset SaaS-ratkaisua

5. tammikuun, 2022
Skrevet af Team Acubiz
5 min lukuaika

5. tammikuun, 2022
Käsikirjoitus Team Acubiz
5 min lukeminen

5 tammikuun, 2022
Written by Team Acubiz
5 min read

Miten matkakulut ja muu kuluhallinta kannattaisi hoitaa tänä päivänä

Kulujen hallinta, Maksuratkaisut, Taloushallinto

Valtaosa yrityksistä on jo nyt digitalisoinut ja automatisoinut prosessit, jotka liittyvät kuluihin, joita työntekijöille aiheutuu työn tekemisestä. Ellei kokonaan, niin ainakin osittain. Tarkoitetaan siis niitä kuluja, jotka liittyvät työhön liittyvien tehtävien suorittamiseen. Ne muodostavat kohtuullisen osan käyttökustannuksista ja voivat olla mitä tahansa pienistä hankinnoista ohjelmistotilauksiin. Mukana voi olla vaikkapa konsulttipalvelukuluja, edustus- ja matkakuluja tms. Vaikka monet yritykset ovat jo ottaneet käyttöön digitaalisia ratkaisuja optimoidakseen tämän alueen toimintoja, on silti niitä, jotka edelleen työskentelevät manuaalisesti. Nyt kun vuosi on 2022 tämä ei enää toimi. On myös tosiasia, että monet tällä alueella jo “digitaalisoituneet” yritykset toimivat todellisuudessa vain osittain digitaalisella ja automatisoidulla prosessilla. Sekään ei nyt enää vuonna 2022 ole kovin tehokasta. Tässä muutamia näkökulmia siihen, kuinka digitaalinen transformaatio kuluhallinnassa tehdään oikein ja millaisia hyötyjä sillä voidaan saavuttaa.

Kaikkia osto-, maksu- ja muita transaktiotapoja on tuettava

Työntekijöiden aiheuttamia kuluja syntyy jatkuvasti ja ne jakautuvat useisiin eri kulutyyppeihin. Lisäksi kuluselvityspuoli ja kulujen kompensointi työntekijöille on ihan oma taiteenlajinsa. Osa ostoksista tapahtuu perinteisesti laskulla, osa ostoksista työntekijä tekee omasta pussistaan ja sitten on vielä kuluja, jotka maksetaan yrityksen maksukortilla. Toimintatapa riippuu toimittajan/myyjän tarjoamista vaihtoehdoista sekä tietenkin yrityksen omista säännöistä ja toimintatavoista. Kaikki yritykset eivät esimerkiksi tarjoa työntekijöilleen firman luottokorttia (vaikka kylläkin kannattaisi). Tällä sektorilla 360 asteen digitalisaatio edellyttää, että yrityksessä tiedostetaan kuinka tärkeää on, että järjestelmä tukee kaikkia mahdollisia osto-, maksu- ja tapahtumakanavia. Ilman tätä digitaalisessa työnkulussa, joka ulottuu hankinnasta kirjanpitoon ja kirjanpitoon tulee haasteita. Myös silloin kun kaikilla työntekijöillä on yrityskortit, voi tulla tilanteita, joissa tämä maksuväline ei kelpaa. Silloin pitää pystyä käyttämään myös vaihtoehtoista maksutapaa – muuten prosessi jää vain osittain digitaaliseksi.

Joustavuutta mobiilikäyttöliittymästä

Excel-taulukon täyttäminen älypuhelimella on vaivalloista. Piste! Liikematkoja tekevä työntekijä on yleensä jatkuvasti verkossa ja tarvitsee pääsyn älykkääseen mobiilialustaan, jossa hallinnolliset tehtävät voidaan hoitaa puhelimella. Excel-taulukot eivät täytä tätä vaatimusta. Lyhyesti sanottuna käytettävyysvaatimukset ovat yhä korkeampia. Huomioitakoon myös, että nykypäivänä muutkin kuin reissutyöläiset tekevät paljon töitä muualta kuin toimistosta käsin. Maailmanlaajuisen pandemian myötä etätyöstä on tullut uusi normaali, ellei vähintäänkin luonnollinen vaihtoehto perinteisen konttorityön rinnalle. Kun ollaan erillään fyysisestä työpaikasta, vaaditaan uusia työkaluja. Jos työntekijät ovat tottuneet viemään kuitit kirjanpitäjän työpöydälle, pitää tämäkin pystyä nyt tekemään etänä. Oikea ratkaisu ei kuitenkaan ole sähköpostien pallottelu. Ei pidä myöskään tuudittautua ajatukseen, että pelkkä “paperittomuus” olisi yhtä kuin “digitaalinen”. Pahimmillaan paperiprosessin muuttaminen digitaaliseksi sellaisenaan, vain lisää manuaalisen työn määrää. Silloin ollaan kaukana siitä, että kulujenhallintaprosessi olisi millään tavalla sujuva, tai automatisoitu.

Automaation pitää olla lähtökohta

Lyhyesti sanottuna manuaalinen prosessi menee suunnilleen näin: työntekijä on vastuussa kuittien ja kulutositteiden kirjaamisesta, tallentamisesta ja jakamisesta hyväksyjille ja talousosastolle. Hyväksyjät tarkistavat kulut ja välittävät ne talousosastolle, joka lopulta valvoo ja vahvistaa kulut sekä käynnistää prosessin jossa tiedot kirjataan ja tiliöidään, jotta kirjanpito voidaan hoitaa talousjärjestelmässä. Tämän jälkeen laskut ja kuitit säilytetään dokumentointia varten. Toisaalta meillä on automatisoitu prosessi: työntekijä dokumentoi kulut mobiilisovelluksella. Paperikuitista otetaan kuva älypuhelimen kameralla ja tiedot luetaan automaattisesti. Laskut skannataan automaattisesti ja valmistellaan jatkokäsittelyä varten. Jos käytetään yrityskortteja, niiden tapahtumatiedot noudetaan automaattisesti ja täsmäytetään oikeisiin kuitteihin. Tämän jälkeen työntekijä dokumentoi kulut digitaalisesti ja lähettää ne digitaaliseen työnkulkuun, joka saavuttaa myös hyväksyjän ja talousosaston. Esimies hyväksyy kulun älypuhelimella ja talousosasto saa kulutiedot kirjanpitovalmiina. Automaattinen prosessi tarjoaa myös mahdollisuuden konfiguroida erilaista automaattisia kulujen valvontaa ja validointia. Automaatio takaisinmaksut huomattavasti pienemmällä virhetasolla ja paljon nopeammalla prosessointiajalla kuin ihminen. Monissa tapauksissa yritykset voivat säästää tämän ansiosta jopa 80 prosenttia hallinnolliseen työhön kuluvasta ajasta.

Haluamme tarkkuutta – manuaaliset prosessit ovat alttiimpia virheille

Manuaalinen tietojen syöttäminen sisältää aina mahdollisuuden virheeseen. Virheiden mahdollisuus moninkertaistuu, kun mukana on useita ihmisiä. Kun työntekijä tekee ostoksen, hän saa kuitin. Manuaalisessa prosessissa työntekijän tulee tallentaa (näppäilemällä) kuitin tiedot esimerkiksi laskentataulukkoon, joka on mahdollisesti tulostettava, jotta kuitti voidaan liittää mukaan. Jos talousosasto havaitsee virheen, he joutuvat käyttämään aikaa virheen selvittämiseen ja korjaamiseen, mutta aina virheitä ei edes huomata. Entä yrityskortilla tehty ostos? Automatisoidussa prosessissa tapahtumatiedot noudetaan automaattisesti, strukturoidaan ja yhdistetään kuitista otettuun valokuvaan. Tämän jälkeen kulutapahtuma luokitellaan (esimerkiksi ateriat ja juomat, taksi, juna, pysäköinti jne.). Kulujen hallinta yrityksen omien ohjeiden ja lainsäädännön (esim. verosäännökset) mukaisesti on sisäänrakennettu automatisoituun ratkaisuun, joten tarkkuus ja läpinäkyvyys on turvattu. Jutun juju on siinä, että tiedot jokaisesta yksittäisestä tapahtumasta tallennetaan heti, kun kulu syntyy, jolloin yritys saa lähes realiajassa tarkempia tietoja kirjanpitoa varten.

Reaaliaikainen data on tärkeää ja lisää prosessin luotettavuutta

Suuri osa kunkin yrityksen kustannuksista on etupäässä tässä kuvattua tyyppiä ja noin 10% kuluista liittyy matkoihin ja edustamiseen. Kuluhallinnalla on siis väliä. Toisin sanoen, on tärkeää, että yrityksellä ja sen johdolla on mahdollisuus ajantasaiseen tilannekuvaan milloin tahansa. Tämä voidaan saavuttaa silloin kun kuluhallintaprosessi on reaaliaikainen. Manuaalinen prosessi ei sitä ole. Jos työntekijät keräävät kuitit ajan mittaan ja jättävät ne hyväksyttäviksi ja kirjanpitoon erissä, joko fyysisesti tai sähköpostitse, menee kulujen käsittelyyn aikaa ja loppusummat voivat yllättää ikävästi. Se on hidastettu ja viivästytetty kirjanpito, johtaa pahimmillaan virheelliseen kustannuskäsitykseen. Automaattisen kuluhallinnan avulla yrityksellä on mahdollisuus toimia aina ajantasaisen tiedon pohjalta. Se on aivan erilainen perusta liiketoiminnan johtamiseen.

Sisällön

Lisää artikkeleita