Jotta voidaan investoida digitaalisiin työkaluihin ja prosessien optimointiin, tarvitaan resurssit hankintaa, käyttöönottoa ja ylläpitoa varten.
3 tyypillisintä estettä
Päättäjän asemassa sinun on kyettävä osoittamaan, että sijoituksen ROI eli sijoitetun pääoman tuottoprosentti jää plussan puolelle. Matka- ja kustannushallintaa koskevan Paystream Advisors -raportin (Paystream Advisors: 2018 Travel & Expense Management Report) mukaan, kuluhallintaratkaisuun sijoittamisen kolme tyypillisintä estettä ovat:
- Nykyiset prosessit toimivat
- Hyötyyn ei uskota
- Johdon tuki puuttuu
Kuulemme näistä asioista jatkuvasti kun vietämme potentiaalisten asiakkaidemme kanssa aikaa. Siksi lienee paikallaan antaa pieni briiffi täysin automatisoidun kuluhallintaprosessin eduista. Kerron myös kuinka pystyt tekemään selväksi positiivisen ROI:n aiottuihin investointeihin. Lopuksi vielä kerron, kuinka teet itsestäsi firmanne oman supersankarin, menemällä kuluhallinnan optimoimisessa päätyyn saakka.
“Aika on rahaa”
Klassinen sitaatti, jonka kaikki tuntevat. Ehkä olet kuullut vanhempiesi, entisten esimiehesi tai muiden hyvien ihmisten sanovan, ettei aikaa saa tuhlata. Kuluhallinnan näkökulmasta “aika on rahaa” ehkä vielä enemmän kuin missään muussa asiayhteydessä. Ajansäästö on merkittävä etu, kun joudut arvioimaan ratkaisuun investoimasi pääoman tuottoastetta.
Nykyiset prosessisi työntekijöiden kulujen, ajojen ja tuntikirjausten ympärillä toimivat todennäköisesti jollain tasolla juuri tässä hetkessä. Tämän artikkelin alussa mainittu raportti kuitenkin paljastaa, että työntekijöiden matkakulut ja yleiskustannukset ovat toiseksi suurin menoerä palkkamenojen jälkeen. Useimmat yritykset tietävät tämän, ja siksi niillä on käytössä jonkinlainen erikseen laadittu prosessi näiden kustannusten hallinnoimiseen.
Tärkeä kysymys kuitenkin on, että kuinka optimoitu tämä prosessi on? Valitettavan usein sitä nimittäin ei ole optimoitu lainkaan. Edellä mainitusta Paystream Advisors -raportista käy ilmi, että 37% kaikista yrityksistä hoitaa edelleen kulut, kilometrikorvaukset jne. manuaalisesti. On tavallista, että tämä tapahtuu esimerkiksi luovuttamalla kuitit fyysisesti tai sähköpostitse kirjanpito-osastolle ja täyttämällä tiedot Excel-lomakkeisiin.
Alueen lopuista 63 prosentista, jotka käyttävät jotakin erityistä työkalua kuluhallintaan, yli 50% työntekijöistä joutui edelleen käsittelemään joitakin kuluja manuaalisesti. Toisin sanoen puolet kuluhallintatyökaluun investoineistakin yrityksistä, olivat saaneet automatisoiduksi vain osan prosessistaan.
Tarkastele koko prosessia
Minun näkökulmastani kaikki 3 estettä ovat yhteydessä toisiinsa. Monet yritykset jättävät kehitysaskeleet ottamatta sen takia, että heidän kuluhallintaprosessinsa “toimii jo valmiiksi”. He eivät ehkä hahmota, kuinka merkittävästi sitä voitaisiin tehostaa. Luullaan, ettei sellaista tarvitse korjata “mikä ei ole rikki”, mutta ei ymmärretä, että se mikä toimii ei aina ole paras ratkaisu. Kävellen pääsee kyllä perille, mutta ei yhtä tehokkaasti kuin autolla. Jos tätä ei kuitenkaan osaa argumentoida oikein, voi olla vaikea osoittaa, että sijoitetun pääoman tuottoaste (ROI) on voitollinen, jolloin on hankala oikein saada johdoltakaan tukea hankinnan taakse.
Tehdään kuitenkin yksi asia ehdottoman selväksi. Kun koko kustannustenhallintaprosessi digitoidaan täysin, voidaan saavuttaa merkittäviä voittoja. Aikaa säästyy työntekijöiltä, jotka pystyvät tekemään kirjaukset välittömästi kun ne syntyvät, ilman turhia välivaiheita. Parannat samalla yrityksen sisäisen kulupolitiikan noudattamista. Käytäntö on osoittanut, että tällä tavoin toteutettu, pitkälle optimoitu ja automatisoitu kuluhallintaprosessi tekee työntekijöistä myös kustannustietoisempia ja rehellisempiä. Väärinkäytökset ja myös inhimilliset virheet vähenevät. Kaikki tämä tuottaa huomattavia säästöjä.
Tunneissa lasketut säästöt on myös tehtävä jollain lailla näkyväksi. Yksi tapa on laittaa tehokkuusluvut suoraan kirjoihin ja kansiin. Suurin osa asiakkaistamme mittaa mieluiten tuottavuuden kasvua. Annan muutaman esimerkin:
- Suuri konsulttiyritys käyttää Acubiz Expense Management Service -palvelua. Matkakulujen helpompi hallinnointi vapauttaa konsulteille enemmän työaikaa. Tuon ajan, he voivat siis muuttaa laskutettaviksi tunneiksi.
- Pohjoismainen tukkukauppa käyttää Acubiz Expense Management Service -palvelua. Nopeampi kulujen ja kuittien käsittely antaa heidän myyntihenkilöilleen enemmän aikaa liiketoimintaan.
- Globaali vähittäiskaupan yritys käyttää Acubiz Expense Management Service -palvelua. Digitaalinen kuittien hallinta yli maarajojen vähentää hallinnollista työmäärää talousosastolla. Ajan säästöä käytetään tehtäviin, jotka parantavat yrityksen taloudellista suorituskykyä.
ROI-laskelman pääelementit
Säästöjen osalta ROI:n laskemisessa tulee huomioida seuraavat osatekijät:
Aika
Tällä on eniten merkitystä. Sinun on selvitettävä (tai arvioitava) paljonko organisaatiosi käyttää aikaa kulujen, kilometrien ja kuittien käsittelyyn. Sinun on tarkasteltava käyttäjiä, hyväksyjiä ja talousosastoa. Kokemuksesta tiedämme, että kokonaisvaltainen Acubiz-ratkaisu säästää asiakkaitamme vähintään 66% matkakulujen hoitamiseen kuluvasta ajasta.
Virheet
Huijaukset, jotka liittyvät kulutositteisiin ja ajokilometreihin, ovat todellinen haaste monille yrityksille. Kuitenkin vain harvat ovat tietoisia ongelman laajuudesta. Olemme vahvasti sitoutuneet auttamaan asiakkaitamme tämän ongelman poistamisessa, sillä nämä tulevat pitkässä juoksussa kalliiksi.
Väärinkäytökset
Huijaukset, jotka liittyvät kulutositteisiin ja ajokilometreihin, ovat todellinen haaste monille yrityksille. Kuitenkin vain harvat ovat tietoisia ongelman laajuudesta. Olemme vahvasti sitoutuneet auttamaan asiakkaitamme tämän ongelman poistamisessa, sillä nämä tulevat pitkässä juoksussa kalliiksi.
Käytäntöjen noudattaminen
Selkeästi määritellyt kulukäytännöt ja -ohjeet ovat tärkeä osa kuluhallintaa. On varmistettava, että organisaatiossa myös noudattaa tehtyjä linjauksia. Tutkimukset osoittavat, että täysin automatisoitu kulujenhallintaprosessi lisää käytäntöjen noudattamista. Acubiz-ratkaisussa on sisäänrakennettuja ominaisuuksia, jotka robotiikan avulla mahdollistavat automaattiset ohjaustoimenpiteet käytäntöjen ylläpitämiseksi.
Älykäs prosessi ja analytiikka
Huipputason kuluhallintaratkaisu tarjoaa tarpeen mukaan myös älykkäitä lisäominaisuuksia, joiden avulla prosessia voidaan optimoida entisestään. Acubiz-ratkaisu voi esimerkiksi automatisoida ulkomaisen arvonlisäveron palautusprosesssin, joka on manuaalisesti toteutettuna hankala ja aikaa vievä tehtävä. Monet yritykset jättävätkin nämä rahat maailmalle, vain siksi, että takaisinhaku on niin vaivalloista. Eri maissa liiketoimintaa harjoittaville ja matkustaville yrityksille ALV-hyvitystä voi kertyä paljonkin. Useissa tapauksissa Cash Back -palvelumme voi maksaa säästää asiakkailtamme jopa koko kuluhallintaratkaisumme käyttökustannuksen verran rahaa. Digitaalinen kulujenhallintaratkaisu auttaa myös keräämään tietoja, jotka antavat selkeän kokonaiskuvan siitä miten yrityksessäsi käytetään rahaa.
Sijoitusnäkökulmasta asiassa on käytännössä kaksi osatekijää:
Käyttökustannukset
Ratkaisun osto- ja ylläpitokustannukset.
Käyttöönottokustannukset
Ratkaisun toteutuksesta ja käyttöönotosta syntyvät alkukustannukset.
Voidaan myös esittää väitteitä, että uusi prosessi tuo mukanaan uusia kuluja, mutta oikean järjestelmän kanssa nämä tuskin ovat ongelma.
Miten esittää odotettavissa oleva ROI?
ROI:n esittäminen selkeästi ennen hankintaa, voi olla hieman monimutkaista. Etenkin hyötyjen osoittaminen ilman konkreettisesti mitattua dataa, voi olla hankalaa. Voit kuitenkin laskea esimerkiksi aikaedun, joka kustannushallintaprosessin digitalisoinnilla voidaan saavuttaa. Tämä on, kuten mainittiin, ylivoimaisesti merkittävin elementti kustannushyötyä laskettaessa.
Tämän jälkeen voit laskea vuotuiset kustannukset käsittelykuluista käyttäjätasolla hyödyntäen tätä menetelmää:
Kuluva aika per käyttäjä (tuntia kuukaudessa) x sisäiset kustannukset (euroa tunnissa) x käyttäjien määrä x 12
Voit soveltaa tätä laskentatapaa hyväksyjille ja talousosaston vastuuhenkilöille. Kun olet saanut laskettua kokonaissumman, eli nykyisen kustannustasonne, voit vähentää kuluvasta ajasta vähintään 66%. Sitten tarvitset enää hinnan ja vuotuiset käyttökustannukset sijoitetun pääoman tuottoprosentin laskemiseksi.
Muutkin hyötytekijät voidaan sisällyttää laskentaan, mutta niitä on tyypillisesti hieman vaikeampi arvioida. Suosittelenkin, että jos haluat mennä vieläkin syvemmälle ja saada vielä enemmän tietoa ROI:n laskemiseen, ota yhteyttä meihin.
Jotta pääsisit hyvin alkuun, olemme kehittäneet laskurin, joka arvioi säästöpotentiaalisi. Laskurin lukema perustuu työntekijämäärään (käyttäjiin, hyväksyjiin ja talousosaston työntekijöihin), tapahtumien lukumäärään, kulujen käsittelyyn kuluvaan aikaan ja sisäisiin kuluihisi.
Haluatko supersankariksi?
Lopuksi mainittakoon, että täysin digitalisoitu kuluhallintaratkaisu tekee työntekijöistä onnellisempia organisaatiosi jokaisella tasolla. Tekemästäsi investoinnista kiittävät niin äivittäiskäyttäjät kuin talousosastokin. Usko minua. Elämästä tulee käsittämättömän paljon helpompaa! Tälle on vaikea laskea rahallista arvoa, mutta olen vakuuttunut siitä, että myös työtyytyväisyyden paranemisella on huomattava positiivinen vaikutus yrityksenne tuottavuuteen. Toisin sanoen, kun optimoit kuluhallintaprosessin, sinua pidetään supersankarina, joka sai turhan paperinpyörittelyn katoamaan iäksi.
