“Raha on laitettava poikimaan” eli “You must spend money to make money”. Ainakin useimmat yritysjohtajat tuntevat nämä sanonnat ja ymmärtävät, että liiketoimintaan on lähes aina tehtävä investointeja, ennen kuin siltä voidaan odottaa voittoja. Merkittävä osa liiketoiminnan kuluista liittyy sellaisiin transaktioihin, joilla tietyt yrityksen edustajat varmistavat liiketoiminnan kasvua tuomalla taloon uusia asiakkaita, tekemällä lisämyyntiä vanhoille tai lisäämällä kassavirtaa muulla tavoin. He tarjoavat asiakkaille ja yhteistyökumppaneille lounaita, näkevät heitä messuilla ja erilaisissa tapahtumissa ja paljon muuta. Nämä työntekijät ovat tyypillisesti myyjiä, markkinointi-ihmisiä tai konsultteja. Heille on tyypillistä, että heidän työstään syntyy myös muita kuin palkkakuluja. Yrityksen korvattavaksi voi tulla esimerkiksi edustus-, kuljetus-, matka-, media- ja hankintakuluja.
Tässä postauksessa emme ota kantaa näiden budjetointiin, mutta avaamme työn tekemisestä aiheutuvien kulujen hallinnointiin liittyviä asioita. Kulujen ja kustannusten hallinta nimittäin maksaa. Niinpä siinä on mahdollista myös säästää. Joidenkin mielestä voi kuulostaa hullulta, että kulujen kirjaamisesta ja käsittelystä syntyy kuluja ylipäätään. Kuluja kuluista? Kun asiaa tarkemmin ajattelee, on kuitenkin selvää, että ne on dokumentoitava, niitä on valvottava, ne usein hyväksytetään jollakin ja työntekijät joutuvat kirjaamaan ne joko työajalla tai sen ulkopuolella. Lisäksi ne on vielä lisättävä kirjanpitoon lakien ja asetusten mukaisesti. Tietenkin se työ maksaa. Tässä blogipostauksessa kerron miten näitä käsittelykustannuksia voidaan vähentää. Oikeammin: Kerron kuinka kuluhallinnan asettaminen autopilotille, voi tehdä siitä hullun halpaa.
Käyttäjien ehdoilla
Jos oikein yksinkertaistetaan, haluamme virtaviivaistaa matkalasku- ja kuluhallintaprosessin äärimmilleen. Prosessin jokaisen vaiheen pitää olla nopeaa ja tehokasta jokaiselle käyttäjälle.
Haluamme että kulujen kirjaaminen on helppoa työntekijälle. Haluamme että kulujen tarkistaminen helppoa esimiehille ja järjestelmä on helppo myös kirjanpitäjälle tai talouspäällikölle. Miten? Meidän vastauksemme on digitaalinen prosessi. Sellainen, jossa työntekijän päätelaitteena toimii kännykkä, jolla kirjaukset voidaan tehdä suoraan tien päältä. Sellainen, jonka käyttäminen vie mahdollisimman vähän työaikaa ja jossa on ennen kaikkea ajateltu käyttäjää.
Miksi käyttökokemus on niin tärkeää? Kyse on hallintokustannusten minimoimisesta. Suurin kulu on ihmisen käyttämä työaika. Aikahävikki. Kun monella eri henkilöstötasolla käytetään aikaa kuluhallintaprosessiin, on tärkeää, että kukin vaihe pystytään suorittamaan mahdollisimman nopeasti. Kukaan ei halua, että työntekijät, johtajat ja talousosasto kuluttavat vuorotellen puoli tuntia yhden kahvikupillisen tms. kirjaamiseen. (Valitettavan monissa yrityksissä tätä silti yhä tapahtuu.) Jos kuluhallintaprosessi on rakennettu siten, että asioita raportoidaan, anotaan ja hyvitetään takautuvasti jälkikäteen, on rahaa jo kaadettu viemäriin. Kulujen käsittely jälkikäteen on aina työläämpää ja hitaampaa kuin niiden kirjaaminen silloin kun kulut syntyvät. Aika usein, jonkinlainen kirjaus on tehtävä joka tapauksessa, jotta asia ei unohdu. Työmatkalainen joutuu joka tapauksessa kirjaamaan muistiin ostamansa lounaan ja tallentamaan kuitin, joten samalla vaivalla hän tekee sen kännykällä suoraan kuluhallintajärjestelmään.
Automaation auttava käsi
Entä he jotka kuluja hyväksyvät? Jos halutaan leikata kuluhallinnan kustannuksia kannattaa hyödyntää automatiikkaa. Miksi? Koska tehokas prosessi toimii reaaliaikaisesti ja reaaliaikaisuus edellyttää automaatiota. Järkevintä on automatisoida hyväksyntämenettely siten, että kulut hyväksytään automaattisesti mikäli ne noudattavat yrityksen linjauksia ja koulupolitiikkaa. Tämä automaattinen hyväksyminen voidaan mahdollistaa automaattisten sääntöjen avulla. Mikäli kulu poikkeaa yrityksen asettamista standardeista, se voidaan automatiikan avulla myös ohjata manuaaliseen tarkistukseen. Automaatio ei siis poista tarvetta ihmisten tekemille päätöksille, mutta sillä voidaan minimoida turha työ, jossa kovapalkkaisen ammattilaisen ainoa tarkoitus on toimia kumileimasimena.
On siis tärkeää, että yrityksen käyttämät digitaaliset työkalut pystyvät tarjoamaan korkean tason automatiikkaa. Yhdenkään johtajan tai taloushallinnon ammattilaisen ei enää tällä vuosituhannella pitäisi polttaa aikaa (ja rahaa) turhiin valvonta- ja hyväksyntätehtäviin. Kun kulutapahtuma noudattaa kaikkia kirjanpidollisia vaatimuksia ja yrityksen sisäisiä sääntöjä ja käytäntöjä, niin miksi sitä ei vain kirjattaisi saman tien pysyvästi kirjoihin ja kansiin? Ihmisten on paljon tärkeämpää ja (mielekkäämpääkin) keskittyä sellaiseen työhön, jota kone ei tee silmänräpäyksessä ja ihmistä virheettömämmin. Toki yksityiskohtainen valvontakin on tärkeää, mutta se kannattaa hoitaa jälkikäteen automaattisen raportoinnin ja data-analyysien avulla. Ei mikromanageroimalla ja vahtimalla joka ikistä senttiä.
Kululajit ja seurantakohteet
Tämä on toinen alue, jolla kulujen hallinnasta syntyviä kustannuksia voidaan leikata merkittävästi. Tälläkin saralla kulujen käsittelyä jälkijunassa kannattaa välttää. Jos talouspäällikkö tai kirjanpitäjä joutuu jäljittämään kuitteja ja asiakirjoja jälkikäteen ja päättelemään mitä kuluja mitkäkin ovat, hukataan jälleen kallisarvoista aikaa. Tällainen salapoliisityö edellyttää paljon ylimääräistä vaivaa, soittelua työntekijöille ja heidän esimiehilleen, sekä pahimmassa tapauksessa useita soittokierroksia, ennen kuin lopullisia kirjauksia voidaan tehdä.
Tässäkin asiassa pitäisi keskittyä käyttäjiin. Kyse on jälleen siitä henkilöstä, joka kirjaa kuluja kentällä. Koska tieto kunkin kustannuksen luonteesta tarvitaan lopullisiin kirjauksiin, on järjetöntä olla vaatimatta tätä tietoa heti. Työntekijä kyllä tietää, millaisesta kulusta on kyse, sillä hetkellä kun kulu syntyy. Jälkikäteen sitä voi kuitenkin olla vaikea muistaa. On tärkeää, että kululajit ovat yksinkertaistettuja ja helposti ymmärrettäviä, jotta käyttäjät ymmärtävät mitä kirjaavat. Käytön helpottamiseksi kululajien määrä kannattaa myös myös pitää minimissä.
On tärkeää, että käytössä oleva digitaalinen työkalu voidaan määrittää luokittelemaan kulut oikein. Näin kulut saadaan myös kirjanpidossa ohjautumaan oikeille tileille. Jälleen taustalla tylsän työn hoitaa automatiikka. Tärkeää on myös se, että työkalu taipuu käsittelemään oikeita ALV-kantoja sen mukaan millainen kulu on kyseessä. Optimaalisessa tilanteessa käyttäjällä on valittavanaan muutama yksinkertainen vaihtoehto kullekin kululle. Näiden valintojen pohjalta automatiikka sitten valmistelee syötetyn kulun lopullista kirjanpitoa varten. Näppärää, nopeaa ja helppoa kaikille osapuolille.
Näin se käy!
Alla olevassa kuvassa tyypillinen esimerkki autopilotilla toimivasta kulujen hallinnasta.
Yhteenvetona voidaan todeta, että seuraavia rakennuspalikoita tarvitaan kulujen hallinnan asettamiseksi autopilotille:
- Rakenna prosessi käyttäjien ympärille, yhden kosketuksen periaatetta noudattaen, siten, että kulut kirjataan heti niiden syntyessä.
- Varmista, että käyttäjien on helppo syöttää yksityiskohtaiset tiedot kuluista ja kuiteista juuri sellaisessa muodossa, jossa ne tarvitaan kirjanpitoon.
- Anna automaation päättää kuinka paljon ihmisresursseja käytetään kulujen tarkistuksiin. Toki noudattaen vastuullisuutta.
- Valitse lajinsa paras digityökalu prosessin tukemiseksi.
Väitämme, että tässä on paras kuluhallintaratkaisu. Ainakin, jos on uskominen näitä kokemuksia!
