Kuitti on tärkeä. Se on todiste tavaran tai palvelun ostamisesta. Kuitti on tärkeä myös kuluttajalle, jos jostain syystä tulee tarve reklamoida ostetusta tavarasta tai palvelusta.
Kuitti on tärkeä myös yritykselle, koska kuitti toimii dokumenttina siitä, että osto on tehty. Niinpä kuitit muodostavatkin keskeisen osan taloushallinnon ja kirjanpidon edellyttämää dokumentaatiota. Käytännössä yritys, joka ei pysty esittämään asiakirjoja kaikista tekemistään ostoista ja kuluista, ei täytä kirjanpitolain asettamia vaatimuksia. Jos yritys ei pysty esittämään kaikkia asiakirjoja kaikista ostoista ja kuluista, se ei voi noudattaa kirjanpitolakia. Suomessa yrityksen kirjanpidon ja kuittien säilyttämisestä on säädetty eri aineistoille eri säilytysajat:
- Tilikauden aikana kertyneet tositteet, kuten kuitit, ostolaskut ja tiliotteet tulee säästää 6 vuoden ajan. Aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy.
- Vastaavasti esimerkiksi kirjanpidot, tilinpäätökset, tililuettelot ja toimintakertomukset pitää säilyttää 10 vuotta.
- Lisäksi on säädetty, että kiinteistöihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut. Pidempää säilytysaikaa saattavat edellyttää myös jotkin EU:n yritystuet
Suomen lainsäädäntö on onneksi siitä joustava, että se sallii kirjanpitotietojen ja niihin liittyvien asiakirjojen (kuten kuittien) säilyttämisen digitaalisessa muodossa. Tämä on edistänyt pilvipohjaisten ohjelmistojen kehitystä ja luonut suotuisat olosuhteet digitaaliselle kuittien käsittelylle. Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö digitaaliset kuitit olisi 100% tätä päivää. Suomessa tämä ei ole enää edes mikään juttu.
Kuittien digitointi
Paperipohjaisten kuittien digitointiin voidaan käytätä monenlaista tekniikkaa ja laitteistoa. Esimerkiksi Acubizin kuluhallintaohjelmisto käyttää tähän tarkoitukseen älypuhelimen kameratekniikkaan ja Acubiz-ohjelmistoa, joiden avulla se tallentaa kuitin, sieppaa kuitin tiedot täydennettäväksi ja tallentaa nämä pilveen suoraan kirjanpidon vaatimassa muodossa.
Toinen ajattelutapa digitaalisten kuittien ja dokumentaation ympärillä on ajatella se kokonaan paperittomana. 100% digitaalisuusasteella. Monet kuitit ja tilitapahtumat ovat jo muutenkin saatavilla digitaalisessa muodossa, ilman että paperille on käyttöä missään vaiheessa. Tämä pätee esimerkiksi verkkokauppaan ja muuhun verkon yli tapahtuvaan kaupankäyntiin. On myös olemassa ratkaisuja, jotka tarjoavat PDF-kuittien lähettämistä sähköpostiin. Sekalaiset käytännöt ovat kuitenkin ongelma, koska muoto ja luettavuus voivat vaihdella melko paljon.
Etenkin siltä osin kun asioidaan fyysisissä myymälöissä paperittomuudessa on vielä tekemistä. Markkinoilla on jo onneksi ratkaisuja, jotka tarjoavat digikuitteja sekä kotimaassa että ulkomailla. Yksi niistä on Storebox, joka voi toimittaa digitaalisia kuitteja kauppiaiden ja jälleenmyyjien lukuun. Lisäksi olemme huomanneet, että jotkut jälleenmyyjät tarjoavat mahdollisuutta digitaalisiin kuitteihin itse, etenkin jos asiakas ilmoittautuu heidän kanta-asiakasohjelmaansa. Myös globaalit teknologiajätit, kuten Apple ja Google ovat tässä pelissä mukana omien maksuratkaisujensa kanssa.
Infrastruktuuri ja ekosysteemit ovat avainasemassa
Mielestäni tämän kentän ratkaisut hakevat vielä muotoaan. Vain muutamat yritykset toimittavat aidosti 100% digitaalisia kuitteja jokaisen oston yhteydessä. Muuttujia on liikaa ja usein mahdollisuus digitaaliseen kuittiin on sidottu teknologiaan. Onko käytössä oleva maksukortti yhteensopiva ratkaisun kanssa? Käytetäänkö maksamiseen käteistä vai onko käytössä vaikkapa Apple Pay? Valitettavan harvoin digitaalisten kuittien toimittamista pystytään tukemaan koko maksuinfrastruktuurista.
En tiedä, mutta jos sataprosenttisesti digitaaliset kuitit tuottavat todellista arvoa liike-elämälle, niin on selvää, että tämä teknologia kehittyy edelleen. Laitteet, ohjelmistot ja koko maksuinfra kehittyvät siihen suuntaan mihin tarpeet niitä ohjaavat, mutta vastuuta on myös kehittäjillä. Jos digitaalisia kuitteja saa vain Føtexiltä, Nettolta, Bilkalta ja Matasilta, konseptilla ei ole tarpeeksi arvoa yrityskäyttäjille.
Avain on maksuinfrastruktuurissa. Uskon että digitaalisten kuittien yhteisten standardien määrittelyyn on tarvetta. Esimerkiksi naapurimaassamme Ruotsissa on jo olemassa standardit digitaalisille kuiteille. Ehkäpä tähän asiaan tarvitaan myös hieman poliittista tahtoa, ennen kuin yhteneväiset standardit digitaalisille kuiteille ovat todellisuutta kaikkialla. Toivottavasti kuitenkin saamme tulevaisuudessa yhä useammalta jälleenmyyjiltämme positiivisen vastauksen kun esitämme tutun kysymyksen: “Saisimmeko kuitin digitaalisena, kiitos?”.
