Työn tekeminen etänä suoraan kotoa käsin on nyt COVID-19 seurauksena tavanomaisempaa kuin koskaan ennen. Enää etätyö ei ole mikään “juttu”, vaan se on arkinen osa minkä tahansa yrityksen toimintaa. Siitä on tullut uusi normaali. Niin normalisoitunutta kuin etätyö nyt onkin, se aiheuttaa kuitenkin muutamia haasteita yritysten hallinnollisten prosessien hoitamiseen. Kun työntekijät ja eri osastojen johtajat työskentelevät fyysisesti erillään, pitää myös prosessit sovittaa niin, etteivät ne ne vaadi fyysistä läsnäoloa. Tässä blogipostauksessa annamme muutamia vinkkejä siihen, kuinka voit varmistaa, että prosessit pysyvät tehokkaina. Kankeat prosessit nimittäin maksavat rahaa ja ärsyttävät heitä, jotka joutuvat niiden kanssa toimimaan.
Laitteisto, käyttöoikeudet ja kommunikaatio
Onnistuneen etätyöskentelyn ensimmäinen edellytys on tietysti se, että työntekijöillä on tarvittava IT-laitteisto, verkkoyhteys ja sen kautta pääsy yrityksen IT-infraan, ohjelmistoihin ja firman viestintäkanaviin. Oletan, että nämä ovat yrityksillä jo hallussa, sillä eihän etätyö enää kuitenkaan ole aivan ennenkuulumaton ilmiö. Se on kuitenkin uutta, että niin monet työntekijät työskentelevät nyt kotoa käsin. Siksi onkin tärkeää, että etätyöympäristön pystyttäminen käy helposti ja että se se toimii myös koko yrityksen mittakaavassa. Kaiken mikä liittyy tehokkaaseen etätyöskentelyyn, pitäisi olla itsestäänselvää. Monet yritykset kuitenkin käyttävät resurssejaan huolimattomasti miettimättä esimerkiksi sitä sopivatko heidän käyttämänsä työkalut ja prosessit lainkaan etätyöskentelyyn. Silloin kun suurin osa työntekijöistä toimii etänä, siihen kuitenkin pitäisi kiinnittää huomiota!
Mieti prosessit uusiksi
Jos minulta kysytään, olisi tärkeää miettiä hallinnolliset prosessit niin, että rattaat pyörivät jatkossakin parhaalla mahdollisella tavalla, riippumatta uusista olosuhteista. Tästä näkökulmasta ajatellen on tärkeää huomioida omien prosessien digitaalisuusaste. Jos nimittäin prosessi on jo valmiiksi digitaalinen ja se toimii hyvin, on hyvät mahdollisuudet saada se toimimaan hyvin myös etänä. Ei kuitenkaan pidä tuudittautua sellaiseen kuvitelmaan, että mikä tahansa prosessi alkaisi noin vain toimia digitaalisesti sillä, että ihmiset liitetään johonkin järjestelmään tai digitaaliseen työympäristöön ja katsotaan mitä tapahtuu. Oikotie onneen ei myöskään ole se että digitoidaan joitakin paperilomakkeita. Myöskään sähköpostiohjelmat ja niihin verrattavat härpäkkeet eivät ole tehokkaan työnkulun kannalta optimaalisia järjestelmiä, eivätkä ne tule koskaan sitä olemaankaan.
Esimerkki kulujen hallinnan puolelta
Käytän esimerkkinä omaa erikoisaluettani, eli kulujen hallintaa. Kyseessä on siis se prosessi jolla yritys käsittelee ne kulut, joita työntekijöille syntyy työn lomassa. Prosessiin osallistuu: työntekijä, joka käyttää rahaa, johtaja, joka hyväksyy kulut ja kirjanpitäjä, jonka pitää varmistaa asiakirjojen ja kirjanpidon oikeellisuus. Yllättävän monet yritykset käyttävät edelleen manuaalista tai jonkinlaista pseudodigitaalista lähestymistapaa. Kululaskut viuhuvat työntekijöiden ja esimiehen välillä, josta ne siirtyvät sitten talousosastolle. Kopiot saatetaan lähettää sähköpostilla ja itse kulutapahtumia merkitään pahimmillaan excel-taulukoihin. Jos tällaiseen prosessiin osallistuvat ihmiset työskentelevät etäyhteyden päässä, dokumentit jaetaan todennäköisesti sähköpostin tai Teamsin ja Slackin kaltaisten viestintäalustojenkautta. Tällainen olisi (ja on) taatusti aika tehotonta. Lisäksi linjoja pitkin liikkuisi aivan turhan paljon tietoa, jota ei edes kuuluisi pallotella tällä tavalla. Kuluhallintaprosessi on siis hyvä esimerkki prosessista, jonka digitalisointi vaatii täysin uudenlaista ajattelua.
Tässä muutama pointti:
1. Fokus työntekijänäkökulmaan
Aloita tarkastelemalla sitä, kuinka prosessi toimii työntekijän todellisessa työskentely-ympäristössä. Kulukirjausten tekemisen ja tietojen tallentamisen pitää olla helpoa! Kaiken täytyy tapahtua näppärästi samalla hetkellä kun kulu syntyy.
2. Resurssien optimointi
Niiden työntekijöiden, joiden vastuulla on kulujen tarkistaminen ja kulutapahtumien lopulliset kirjaukset, tulisi noudattaa tarkistuksissaan samoja kriteereitä kuin rahaa käyttävät työntekijät. Tämä tarkoittaa, että kulutyypin luokitteluun tulisi käyttää aikaa vain kerran. On tärkeää, että prosessin tukemiseen käytettävä digitaalien työkalu tarjoaa riittävästi automatiikkaa ja mahdollisuuden määrittää sääntöjä, jotka ohjaavat tarpeen mukaan tapahtumat eri työnkulkuihin.
3. Liikuteltavuus
Työkalun tulisi kulkea myös näppärästi mukana. Sen tulisi toimia mobiililaitteilla. Paras vaihtoehto olisi mobiilisovellus, jossa hallinnollisia tehtäviä pystytään hoitamaan kätevästi ja jossa on sisäänrakennettu kaikki edellä mainittu automatiikka. Tämä varmistaa myös sen, että kaikki hyväksyntäketjussa olevat ihmiset voivat käsitellä kulutapahtumia ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä on ratkaisevan tärkeää erityisesti silloin kun yrityksessä tehdään paljon töitä etänä tai ollaan tien päällä.
4. Yhteensopivuus
Eri tyyppisiä kuluja syntyy työntekijöille jatkuvasti. Myös maksutavat vaihtelevat. Kuluja saatetaan maksaa omasta pussissta jolloin työnantajalle tehdään ehkä kululasku tai sitten maksuliikenne hoituu esimerkiksi käyttämällä yrityksen omaa maksukorttia. Onkin tärkeää, että digitaalinen työnkulku tukee kaikkia maksukanavia aina ostotapahtumasta kirjanpitoon saakka. Tämä koskee myös yrityksen kirjanpidollisia erityisvaatimuksia. Jos yrityksellä on esimerkiksi kulujen kohdentamiseen ja hyväksyntään jonkinlaisia erityisvaatimuksia, pitää olla myös mahdollista tarpeen mukaan ohjata kulujen hyväksyntä vaikkapa sellaiselle henkilölle, joka asiasta voi päättää.
5. Reaaliaikainen tieto
Viides ja viimeinen asia, jonka haluan tuoda esiin on se, kuinka digitaalinen ja automatisoitu kuluhallintaprosessi mahdollista kattavan ja ajantasaisen yleiskuvan liiketoiminnan menoista missä ja milloin tahansa. Ajantasainen data kustannuslaskennasta varmistaa, että yllätyksiltä vältytään.
Kun nämä viisi asiaa on mietitty kunnolla, kuluhallintaprosessi toimii myös verkon yli etänä. Olen vakuuttunut siitä, että tällaista lähestymistapaa voidaan soveltaa myös muihin hallinnollisiin prosesseihin, joista monien tehokkuus on heikentynyt lisääntyneen etätyön myötä. Digitalisaatio ja osaavasti toteutettu automatiikka ovat epäilemättä tärkeitä osa-alueita hallinnollisten prosessien sujuvuuden varmistamisessa, silloin kun ihmiset eivät voi olla fyysisesti lähellä toisiaan.
