Useimmat yritykset maksavat työntekijöilleen verovapaita kilometrikorvauksia omalla ajoneuvoilla tehdyistä ajokilometreistä. Verottajalta on tähän selkeät ohjeet.
Kilometrikorvaukset auttavat kattamaan osan työntekijän ajoneuvoon liittyvistä kuluista, kuten polttoaine, huoltokulut, poistot, vakuutukset, autovero jne.
Jos verottaja pyytäisi näihin liittyviä asiakirjoja ja ajopäiväkirjaa, yrityksen olisi toimitettava nämä viipymättä. Kaikki eivät ole oikeutettuja kilometrikorvauksiin, vaan sitä varten on täytettävä tiettyjä ehtoja ja vaatimuksia. Jos vaatimukset eivät täyty, on maksettava veroa kuten tavallisesta tulosta.
Todennäköisesti tämä onkin sinulle selvää, jos olet vastuutehtävissä talous- tai henkilöstöosastolla. Jos mietitte parhaillaan vanhanaikaisen ajopäiväkirjan korvaamista digitaalisella, kannattaa tarkistaa että toimittaja pystyy täyttämään ainakin tässä artikkelissa esittämäni vaatimukset.
Mitkä ovat verottajan vaatimukset?
Käydäänpä läpi verottajan vaatimukset yksi kerrallaan. Työnantajan vastuulla on pitää paketti kasassa seuraavilla tavoilla:
Matkan tarkoitus: Tarkka tehtävä, jonka perusteella kilometrikorvauksia haetaan.
Määränpää ja mahdolliset pysähdykset: Matkan lähtöpaikka ja määränpää, alku- ja loppuosoite sekä reitin mahdolliset pysähdykset.
Päivämäärä: Ajopäiväkirjasta on ilmettävä matkan tarkka ajankohta.
Ajokilometrien määrä: Tarkka määrä ajokilometreistä on oltava, koska laskelma määräytyy sen perusteella.
Kulloisenkin taksan mukainen laskenta: Korvauksen suuruus määritellään Verohallinnon vuosittain antamassa päätöksessä. Vuonna 2021 kilometrikorvauksen perussumma autolla on 0,44 euroa/km (0,43 euroa/km vuonna 2020). Mikäli kyydissä muita matkustajia, korotus on 3 senttiä kilometriltä kutakin mukana olevaa henkilöä kohden. Eri ajoneuvoilla tehdyistä matkoista kilometrikorvaus on eri. Myös maa, jonka sisällä ajoja tehdään vaikuttaa korvaukseen.
Palkansaajan on tehtävä matkat itse omistamallaan tai hallitsemallaan kulkuneuvolla: Korvattavat kilometrit on ajettava työntekijän omistamalla tai hallitsemalla ajoneuvolla. Muuten oikeutta kilometrikorvaukseen ei ole.
Digitaalinen ajopäiväkirja säästää todella paljon aikaa
Monet yritykset käyttävät edelleen vanhanaikaista ajopäiväkirjaa tai Excel-taulukoita ajokilometrien kirjaamiseen. Tämä manuaalinen työnkulku toimii, mutta ei ole kovinkaan tehokas. Ei työntekijälle eikä talousosastolle. Manuaalisessa ajopäiväkirjassa on myös joitakin sudenkuoppia, kuten kirjoitusvirheet, unohdetut reitit ja se että kiire johtaa helposti muihinkin virheisiin. Osa niistä voi tulla melko kalliiksikin sekä työntekijälle että yritykselle, etenkin jos kirjoihin ja kansiin eksyy paikkaansa pitämätöntä tietoa.
Digitaalinen transformaatio on parhaimmillaan käynnissä. On järkevää miettiä, voitaisiinko teilläkin siirtyä digitaaliseen ajopäiväkirjaa. Useimmiten voitaisiin. Markkinoilla on lukuisia eri toimittajia, jotka ovat erikoistuneet tarjoamaan juuri näitä digitaalisia ajopäiväkirjoja.
Myös meiltä löytyy Ajopäiväkirja-ominaisuus Acubiz One mobiilisovelluksestamme. Autoimme sen avulla esimerkiksi Dansk Brandteknikia säästämään 50% siitä ajasta, mitä he ovat ennen käyttäneet pelkästään kilometrikorvausten käsittelyyn. Se on aika paljon säästöä se.
”Täyttääkö Acubiz verottajan vaatimukset?”
Tätä meiltä kysytään usein. Olemmehan ulkomainen yhtiö, joka toimii Suomessa. Vastaus on kuitenkin kyllä. Todistusta tästä ei tietenkään ole, koska Suomen verottaja ei sellaista erikseen myönnä. Toistaiseksi ongelmilta on kuitenkin vältytty ja kehitämme tuotteitamme jatkuvasti, jotta ne pysyvät ajan tasalla.
Tässä muutamia asioita, jotka vaikuttavat siihen, että verottajan vaatimukset täyttyvät:
Acubiz One -mobiilisovellus edellyttää vain vähän tietojen syöttämistä käsin. Niitä ovat lähinnä matkan tarkoitus, ajankohta sekä matkan alku- ja loppuosoitteet. Voit myös seurata reittiäsi automaattisesti GPS:n avulla, jolloin kaikki matkan tiedot tulevat automaattisesti. Kun nämä tiedot on syötetty, ajopäiväkirja ylläpitää lähestulkoon itse itseään. Valitset vain reitin ja etäisyys lasketaan sen perusteella automaattisesti. Ratkaisumme muistaa myös rekisterinumeron, jolla dokumentoidaan, että ajot on tehty työntekijän omalla kulkuneuvolla. Rekisterinumero voidaan myös vaihtaa jos tai kun ajoneuvo vaihtuu.
Lakisääteisten vaatimusten lisäksi ajoja voidaan kohdistaa esimerkiksi yrityksen eri projekteihin. Talousosasto arvostaa tätä suuresti, koska he saavat sen ansiosta paremman yleiskuvan ja heidän on helpompi kohdentaa kustannuksia.
Jos yritykselläsi on toimintaa tai työntekijöitä ulkomailla, sinun on myös otettava huomioon, että eri maissa on eri säännöt ja määräykset kilometrikorvauksiin liittyen. Tee siinä tapauksessa itsellesi palvelus ja etsi ratkaisu, joka tukee useita maasääntöjä. Acubiz tukee maakohtaisia sääntöjä kilometrikorvausten osalta 21 maassa. Näistä 12 on sellaisia, joiden osalta päivitämme säännöt ja korvaussummat 100% automaattisesti.
Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai haluat vain yleiskuvan kilometreistäsi, meiltä löytyy myös yhden käyttäjän työkalu: Acubiz Professional. Se on ilmainen ratkaisu, jonka avulla käyttäjät voivat kirjata ja luoda raportteja kuluista ja kilometreistä, ja joka voidaan sitten jakaa väliaikaisen työnantajan, esimiehen, kirjanpitäjän, kirjanpitäjän tai kenen tahansa muun kanssa tarpeen mukaan.
Mieti pitäisikö sähköisen ajopäiväkirjan olla osa kuluhallintajärjestelmääsi
Kuluhallinta on meidän leipälajimme. Se on yleistermi lukuisille eri aliprosesseille, jotka liittyvät yrityksen työntekijöiden kirjaamiin kuluihin ja niiden hallinnointiin. Ajokilometrien seuranta ja kilometrikorvausten määrittäminen ja maksaminen on osa tätä kokonaisprosessia.
Jos olette juuri nyt yrityksessä investoimassa digitaaliseen ajopäiväkirjaan, olen varma, että siitä ovat hyvillään sekä työntekijät että talousosasto. Se helpottaa työntekijöiden arkea nopeuttamalla ja helpottamalla kilometrien kirjaamista. Talousosasto taas saa tarkemmassa ja selkeämmässä muodossa kaiken tarvitsemansa tiedon ja ne on entistä helpompi dokumentoida verottajaa, kirjanpitoa ja palkanlaskentaa varten.
On myös tyypillistä, että jos työntekijät matkustavat paljon, heille syntyy paljon myös muita kuluja. Sen vuoksi kannattaa ehkä ajatella vielä yksi askel pidemmälle ja tiedostaa, että kilometrikirjaukset ovat vain yksi osa koko kuluhallintaprosessia. Järkevintä on yhdistää kaikki sen osaset yhteen kokonaisratkaisuun. Synergiavaikutukset ovat silloin merkittäviä ja siitä hyötyy koko organisaatio. Näitä kannattaa miettiä kun etsit digitaalista työkalua ajokilometrien kirjaamiseen.
