Miksi tarvitset matkalaskujärjestelmän nyt välittömästi?

Kirjoittaja:

5
minuutin lukaika

Koska COVID-19-pandemia on saanut lujan otteen koko telluksesta, on ”Uudesta normaalista” kirjoitettu jo paljon. Elämä pandemian kanssa on erilaista kuin elämä ennen pandemiaa. Se näkyy kaikessa. Oma näkemykseni aiheeseen on tietenkin Acubiz-lasien läpi värittynyttä, mutta se tuskin haittaa. Olethan tässä sivulla jostain syystä.   Jos luit otsikon, saatat miettiä että: “Mitä järkeä tuossa on? Eihän nyt tehdä liikematkoja?”   Jos ajattelet niin, saanen laittaa nämä Acubiz-lasit hetkeksi sinunkin päähäsi, jotta näet itsekin minkä vuoksi matkalaskujärjestelmästä on paljon hyötyä vaikka työmatkaliikenne onkin juuri nyt nollassa. Let’s go! 

Kyse on paljon muustakin kuin matkakuluista

Onhan se tottaettä kuluhallintaratkaisut ovat perinteisesti liittyneet kiinteästi liikematkustamiseen. Olen ollut tässä pelissä jo yli 20 vuotta ja ratkaisujen ensimmäiset versiot on todellakin kehitetty nimenomaan tukemaan matkakuluihin liittyvää prosessiaTähän on monia hyviä syitäeikä vähiten se, että tämän tyyppisten menojen käsittelyn tehostamiseen on valtava tarveminkä lisäksi kirjauksiin liittyy lainsäädännöllisiä vaatimuksiajoiden vuoksi mikä tahansa oma tapa ei käy.  

Vanha mielikuva matkalaskujärjestelmistä istuu tiukassa ja monet talouspäättäjät ehkä ajattelevat kustannusautomaatioon liittyvän teknologian olevan nykyisin jo vanhentunutta. Heillä on mielikuva, että tekniikka liittyy läheisesti liikematkustukseen ja erityisesti kansainväliseen liikematkustukseen. Se on kuitenkin todella vain pelkkä mielikuva, ei todellisuutta. Tiedän, että se vie aikaa, mutta painostan jatkuvasti markkinointiosastoani muuttamaan tätä mielikuvaa. Acubiz ei todellakaan liity pelkkiin matkakuluihin.  Mielenkiintoista on se, että ratkaisumme asiakas- ja käyttäjädata osoittaa, että sovelluksemme on osoittanut kelpoisuutensa matkustamiseen liittyvien kulujen hallinnassa todella pitkälle. Tähän sisältyy myös kansainvälinen matkailutoiminta. Olemme analysoineet ratkaisumme käyttöä korona-aikana ja verranneet tietoja (samojen asiakkaiden osalta) koronaa edeltäneeseen aikaan. Ensimmäisessä maalis- ja huhtikuun sulkutilanteessa havaitsimme luonnollisesti merkittävän laskun järjestelmässämme käsiteltyjen kulutapahtumien määrässä. Lasku johtui monien liiketoimintojen äkillisestä keskeytyksestä kun maailma meni hetkeksi kiinni.  Vielä mielenkiintoisempaa on kuitenkin se, että nykyisellään ratkaisumme käyttöaste on tasaisesti 70 % aiemmasta tasosta. Asiakkaista niin sanotusti puuttuva 30 % liittyy pääasiassa asiakkaidemme kansainväliseen liikematkustukseen.

Kaavio: Työntekijöiden aiheuttamat kulut kansainvälisen matkan ja muun toiminnan mukaan.

Jutun juju on siinä, että meidän kuluhallintajärjestelmämme kaltainen ohjelmistoratkaisu kattaa monia muitakin työntekijälähtöisiä kuluja kuin niitä, jotka liittyvä kansainväliseen liikematkustukseen. Varsin suuri osa aktiivisesta transaktiovolyymista liittyy kotimaan matkoihin ja laajaan valikoimaan monia muita kulutyyppejä, jotka kannattaa hoitaa samalla kuluhallintaratkaisulla. 

Matkalaskuista ja raporteista yleiseen kuluhallintaan

Analysoimme jatkuvasti Acubizin käyttöä. Siksi tiesimme jo ennestään, että monet asiakkaamme käyttävät ratkaisuamme paljon muuhunkin kuin matkakulujen käsittelyyn.  Nyt COVID-19 on muuttanut totaalisesti liikematkustamista. Vaikka uskonkin että myös kansainvälinen liikematkustaminen jatkuu jälleen jossain vaiheessa, uskon myös, että tällä sektorilla monet muutokset tulevat olemaan myös pysyviä. Toistaiseksi asia on kuitenkin niin, että talouspäättäjien tulisi ajatella yleistä kuluhallintaa pelkän matkakuluraportoinnin sijaan. Tarve on olemassa – vaikka kansainvälinen matkailutoiminta on tällä hetkellä minimissä.

Kun selitän tätä muillekäytän usein esimerkkinä taloyhtiöitäjotka ovat asiakkaitammekuten esimerkiksi KAB. Tällaisissa yrityksissäsuuri osa käyttäjistä ovat kiinteistöissä työskenteleviä huoltohenkilöitä ja talonmiehiä. He käyttävät Acubizia esimerkiksi silloin kun he tarvitsevat ruuvipaketin rikkoutuneen ovenkahvan korjaamiseen. He menevät tavarataloon ja ostavat ruuvit tai muut tarvekalutjotka he tarvitsevat tietyn tehtävän suorittamiseenTämä tapahtuu työn lomassa mobiiliapplikaatiolladigitaalisesti ja kaikki tarvittava dokumentaatio on siinä. Vain valokuva kuitista ja pari klikkaustaTällainen talonmies on käyttäjäprofiililtaan aika kaukana tyypillisestä liikematkustajastaSilti tehokkaalle kulujen hallinnalle on aivan yhtä lailla suuri tarve. 

Kyse on yksinkertaisesti hallinnollisen työn automatisoinnista. Se on asia, joka liittyy kaiken tyyppisiin kuluihin, joita työntekijöiden työn lomassa syntyy. Olemme kaikki kokeneet, kuinka COVID-19-pandemia kääntää monia asioita ylösalaisin. Se koskee tavan tallaajia siinä missä yritysjohtajia, yrityksiä ja jopa kokonaisia maita. Yksi asia on kuitenkin varmaa; COVID-19 ei estä toimintojen ja prosessien digitalisointia ja automatisointia!   Jos yritys päättää keskeyttää tai lykätä digitalisointiprojekteja väärien oletusten perusteella, vaarana on, että yhtiö joutuu ei-toivottuun asemaan verrattuna niihin, jotka eivät kerrytä itselleen turhaa digivelkaa. 

Acubiz hakemisto
Löydä ja lataa e-kirjoja, esitteitä, webinaareja ja paljon muuta kuluhallintaan liittyvää.
Uutiset

Muita blogijuttuja

Det er super, at I har styr på processerne!

Hvis I på et tidspunkt skal kigge jeres processer efter i sømmene, så har vi lavet et lille opslagsværk, som I eventuelt kan kigge i.

Hvis du udfylder formularen nedenfor, så sender vi et eksemplar til dig.

Den ultimative guide til: Expense Management
For at udfylde formularen, skal du først acceptere vores marketing cookies.
Klik her for at tilpasse dine valg af cookies.

Få en gratis demonstration

For at udfylde formularen, skal du først acceptere vores marketing cookies.
Klik her for at tilpasse dine valg af cookies.

Godt at høre, at I har mestret Expense Management!

Lorem ipsum…

For at udfylde formularen, skal du først acceptere vores marketing cookies.
Klik her for at tilpasse dine valg af cookies.

Pyydä ilmainen demo

Täyttääksesi lomakkeen, sinun on ensin hyväksyttävä markkinointievästeet.
Napsauta tätä muokataksesi evästevaihtoehtojasi.

Ilmainen

Täyttääksesi lomakkeen, sinun on ensin hyväksyttävä markkinointievästeet.
Napsauta tätä muokataksesi evästevaihtoehtojasi.