Tee työntekijöillesi palvelus ja tee kulujen käsittelystä helppoa!

acubiz-ems

Haluamme puhua siitä kuinka yritykset voisivat suoraviivaistaa ja keventää matkalasku- ja kuluhallintaprosessiaan. Miksi? Koska mitä kevyempi prosessi matkalaskujen ja kulujen käsittelyssä on, sitä vähemmällä pääsevät sekä tavan työntekijät että talousosasto. 

Ja koska “vähemmän” = “nopeammin” ja “aika on rahaa”, niin se näkyy lopulta sitten myöskin firman tuloksessa! 

Kuitenkin: sen lisäksi että helppo ja yksinkertainen matkalasku- ja kuluhallintaprosessi hyödyttää yritystä, siitä on merkittävää etua myös jokaiselle yrityksen työntekijälle. 

Työhyvinvointi ja työssäviihtyvyys koostuu monista eri asioista. 

Mitä enemmän työntekijät ovat liikkeessä tai joutuvat työssään tallentamaan kuitteja (tai täyttämään kulukorvaushakemuksia), sitä enemmän enemmän työssäviihtyvyyteen vaikuttaa se tapa millä työntekijän matka-, edustus- ja muita kuluja käsitellään.

Eri työntekijäryhmillä on myös erilaisia tarpeita ja kulutyypitkin voivat vaihdella. Joillekin matkalaskujen ja kulukorvaushakemusten tekeminen on jokapäiväistä hommaa, mutta joillekin ei. Tilanteet ja tehtävät koetaan myös yksilötasolla eri tavoin.

Tässä tekstissä keskitymme matkalasku- ja kuluhallintaratkaisujen päivittäiskäyttäjiin (emmekä esimerkiksi taloushallinnon käyttäjiin tai johtoportaaseen).  

Pomo sanoi että “Nykyinen kulujenhallintajärjestelmä toimii hyvin”

Kulukorvaukset ovat arkipäivää lähes kaikille yrityksille. Näin ollen jokseenkin jokaisella firmalla on jonkinlainen prosessi jonka puitteissa matkalaskut ja työntekijöiden kulut maksetaan. 

Usein prosessi on kuitenkin hyvin analoginen ja sisältää lomakkeiden tulostamista, täyttöä ja muuta paperien pyörittämistä. Illuusio siitä että “nykyinen järjestelmä toimii hyvin” syntyy siitä, että asia tulee kuitenkin hoidetuksi ja niin on aina tehty. 

Aina ei kuitenkaan ole kyseenalaistettu kulujen käsittelyyn ja prosessiin kuluvaa aikaa

Yritysjohdon olisi myös hyvä tarkistaa työntekijöiden mielipide. Mitä mieltä työntekijät ovat matkalaskujen ja kulukorvausten käsittelystä? Onko systeemi heidänkin mielestä helppo ja ovatko he tyytyväisiä käyttäessään omaa rahaansa yrityksen hankintoihin ja odottaessaan takaisinmaksua?

Harva lienee oikeasti sitä mieltä, että manuaalinen toimintatapa olisi nyt vielä 2020-luvun taitteessa “paras mahdollinen”. Paperikuittien rahtaaminen on usein sekä hidasta että hankalaa. Se saattaa myös tuntua turhauttavalta, etenkin sellaisesta työntekijästä, joka tietää että valtaosa prosessista olisi automatisoitavissa ja kaiken voisi hoitaa digitaalisesti.

Hankalat käytännöt kulukorvauksissa aiheuttavat joskus erikoisia liveilmiöitä

Hankaluus matka- ja kulukorvausten käsittelyssä johtaa joskus aika erikoisiin toimintamalleihin. On tapauksia, joissa työntekijät jopa välttelevät kaikenlaisten kulujen synnyttämistä, jotta eivät joutuisi osaksi vaivalloista prosessia, jossa rahojensa takaisin saamiseksi on nähtävä erityistä vaivaa. 

Kulupelon vuoksi asiat sitten eivät etene niin nopeasti kuin olisi tarkoitus ja hommien tekeminen tuntuu tahmealta. 

Toisissa tapauksissa työntekijät viivyttelevät kulukorvausten hakemista ja lomakkeita täytellään ulkomuistista silloin kun sattuu olemaan aikaa. Kuitteja löytyy jos löytyy ja homma tuntuu hankalalta. Näin etenkin silloin jos matka- ja kulukorvaushakemusten täyttämiseen ei ole varattu lainkaan erillistä työaikaa.

Asiakkaamme KAB havaitsi, että manuaalinen ja heikko prosessi kulujen käsittelyssä ja hallinnassa aiheutti jopa suoranaista tyytymättömyyttä työnantajaa kohtaan. 

Pahimmassa tapauksessa tällainen tahmeus prosesseissa johtaa yrityksen tuottavuuden laskuun. Työntekijät eivät halua tarttua liiketoimintatilaisuuksiin, koska kuluja on inhottava synnyttää huonon takaisinmaksuprosessin vuoksi. 

Mitkä ovat hyödyt työntekijöille?

Acubiz haluaa tehdä työntekijöiden arjesta helpompaa. Missiomme on keventää kulukorvauksiin liittyviä prosesseja niin, että kenenkään työntekijän aika ei enää kulu paperienpyörittelyyn ja kuittirumbaan, ellei se ole kyseisen henkilön päätyötä.

Tuo aika on palautettava työntekijöille, jotta he voivat käyttää sen mielekkäisiin, hauskoihin ja tuottaviin tehtäviin. Tämä on sekä yrityksen että työntekijöiden etujen mukaista. 

Loppuun vielä pari konkreettista tärppiä: 

  1. Ajansäästö on ehdottomasti merkittävin etu toimivassa kulujen hallintaratkaisussa. Kokemuksesta tiedämme että asiakkaat, joilla on käytössä Acubizin ratkaisu säästävät vähintään 66% ajasta, joka kuluu työntekijöiden matka- ja kululaskujen käsittelyyn. Toisin sanoen työntekijän ajankäyttö tehostuu merkittävästi.

  2. Vanhoja kuitteja ei tarvitse säästää. Kuittien säilöminen bensa-asemilta, ravintoloista on ärsyttävää, samoin kilometrien kirjaaminen. Ja entä jos kuitti katoaa ennen kuin ehdit raportoida talousosastolle? Silloin on vaikea saada rahojaan takaisin. Acubizin matkalasku- ja kulujenhallintajärjestelmällä on helppo kirjata kulut, kilometrit ja työaika jo matkan aikana. Ei enää viivytyksistä johtuvia budjetointihaasteita. Kulut voidaan hoitaa helposti reaaliajassa. 

Acubizin ratkaisut on kehitetty loppukäyttäjien tarpeita ajatellen. Me myös rohkaisemme yrityksiä etsimään ratkaisuja, jotka tekevät työntekijöiden arjesta helpompaa. 

Tämä on helposti yhdistettävissä säästötavoitteisiin ja korkeaan ROI:hin. Ne eivät ole toisiaan poissulkevia vaihtoehtoja. Valitsemalla oikean matkalasku- ja kulujenhallintajärjestelmän toimittajan, on mahdollista saavuttaa merkittäviä tuottoja. Kokeile laskuriamme ja katso mikä on sinun yrityksesi säästöpotentiaali 

Jaa tämä viesti
Share on facebook
Share on linkedin
Share on email
Uusimmat uutiset
Kategoria
Kategoria